🇳🇱 Beheer op afstand en hybride management: hoe verhoog ik de efficiëntie?


Temps de lecture : 6 minutes
Share Button

[Interview]

Telewerk, fysieke aanwezigheid, op afstand, hybride management of bijvoorbeeld full remote. De managers van vandaag worden geconfronteerd met verschillende werkorganisaties waar uitgebreide managementvaardigheden voor nodig zijn. Beheer op afstand en hybride management spoort hen aan om hun aanpak te vernieuwen om een team zowel fysiek aanwezig als op afstand te leiden. Wat zijn de valkuilen? Op welke goede praktijken kunnen wij steunen om efficiënt leiding te geven? Clémence Rouart*, expert in remote management, beantwoordt onze vragen.

Le management à distance et en mode hybride pousse le manager à renouveler ses pratiques managériales.

Clémence Rouart leidt de cursus Zijn thuiswerkers managen. Ze houdt rekening met de verwachtingen van de deelnemers en begeleidt hen bij de invoering van nieuwe managementpraktijken.

“Managers en medewerkers hebben al veel gedaan om zich aan te passen aan de veranderingen die de COVID-19-crisis met zich meebrengt. We maken een paradigmaverschuiving mee die onze verhouding tot het werk, onszelf, het team, het bedrijf en de werkruimte verandert. In die zin kan elke manager begeleiding nodig hebben om efficiënter te worden in het beheer op afstand of een hybride management”, vertelde ze aan de redactie van ORSYS.

Remote management, hybride management, … wat is dat precies?

Ten eerste is telewerk niet noodzakelijk thuiswerk, hoewel er in beide gevallen management op afstand kan zijn. Onder telewerk wordt werk verstaan buiten de onderneming vanuit huis of een coworkingruimte. Wanneer de leden van een team daarentegen op verschillende sites van hetzelfde bedrijf werken, is er sprake van werk op afstand, maar niet van telewerk.

Telewerk werd vroeger al toegepast zonder het te benoemen. Terwijl het voorheen gezien werd als een voorrecht van autonome kaderleden, heeft het zich sinds de COVID-19-crisis op alle hiërarchische niveaus ontwikkeld. Velen zien het nu als een substantieel voordeel – bijna een verworven voordeel dat men niet meer wenst op te heffen – mede door de tijdwinst wat betreft het woon-werkverkeer.

Met welke soorten organisaties worden de managers nu geconfronteerd?

Vandaag de dag overheersen drie configuraties: 100% thuiswerken of 100% op afstand, ook wel full remote genoemd; 100% face-to-face, waar nog veel voorstanders voor zijn; de hybride modus met een afwisseling tussen thuis en op het bedrijf.

De hybride modus heeft gevolgen voor de organisatie van de werkruimten. Zo zit het flex office, waarbij er geen vast kantoor meer is, momenteel in een razendsnelle versnelling.

Ook al zijn telewerk en thuiswerk niet hetzelfde zijn de ondervonden moeilijkheden en de mogelijke oplossingen vergelijkbaar.

Wat zijn de belangrijkste moeilijkheden van het management op afstand?

De moeilijkheden veranderen in de loop der tijd naargelang de ingevoerde organisatie. De behoeften van de managers en hun teams waren immers niet dezelfde in maart 2020 tijdens de eerste lockdown of in september 2020 tijdens de eerste golf van terugkeer naar het bedrijf.

In een hybride organisatie werken sommige medewerkers per definitie volledig of gedeeltelijk thuis. De gewoontes die ontstonden toen iedereen op afstand werkte – bijvoorbeeld elke ochtend een individuele visio-uitwisseling – konden worden geschrapt. De manager die weer 100% fysiek of op een hybride wijze aanwezig is, net als een deel van zijn team, kan immers geen tijd meer besteden aan deze uitwisselingen.

Hybride management roept veel vragen op. Ten eerste en bovenal: hoe creëer je een informele sfeer wanneer men slechts twee dagen per week fysiek aanwezig is? Hoe kunnen we vervolgens weer de samenhang van het team en een gemeenschappelijke visie opbouwen? Tot slot, hoe kunnen we het hybride management efficiënt maken?

Voor de oplossing van deze problemen is feedback nodig van de managers en hun teams. Met Disrupt’ Campus Nantes zorg ik overigens voor het mentorschap van studenten die de ervaring van de medewerkers over de nieuwe werkwijzen in partnerbedrijven verzamelen en analyseren.

Op welke goede praktijken en welke tools kan de manager steunen?

Tijdens de opleiding Zijn thuiswerkers managen, wordt ook vanuit een ludieke invalshoek nagedacht over de moeilijkheden van het management op afstand en over de oplossingen hiervoor. Via een gedeeld bordspel kunnen de managers van gedachten wisselen over alle thema’s die ze tijdens het telewerk tegenkomen. Na afloop van het spel nemen de managers de verschillende speelkaarten door en stellen ze een actieplan op.

Daarnaast zou de manager zijn team moeten uitnodigen om na te denken over de verschillende gebeurtenissen die het telewerk kunnen verstoren en om te anticiperen op oplossingen. Het idee is dat medewerkers hun eigen belemmeringen en moeilijkheden identificeren. Kunnen ze in geval van nood snel weer fysiek aanwezig zijn? Hebben ze opleiding nodig? Voor de medewerker komt dit neer op een zelfdiagnose van zijn vermogen om efficiënt te kunnen telewerken. Voor de manager is dit de gelegenheid om het vermogen van de medewerker te beoordelen om voordeel te halen uit telewerk.

Betekent dit dat telewerk niet geschikt is voor bepaalde medewerkers?

Ja, inderdaad. Sommige mensen hebben bij gebrek aan organisatie of autonomie een gestructureerd kader nodig binnen de onderneming. Anderen beschikken niet over een persoonlijke leefomgeving die toelaat om op afstand te werken (geschikte apparatuur, rustige werkruimte …). Anderen hebben voornamelijk taken die een aanwezigheid ter plaatse vereisen. Het is aan de manager om hierover te waken. Bijvoorbeeld tijdens een gesprek voorafgaand aan het telewerk op basis van de zelfdiagnose van de medewerker. Enerzijds om na te gaan of hij het door de onderneming vastgestelde kader goed begrijpt en volgt. Anderzijds om zich ervan te vergewissen dat er voldoende taken zijn die door telewerk uitgevoerd kunnen worden.

Wat hebben managers nodig om zich aan te passen aan het beheer op afstand of een hybride vorm van management?

Tijdens hun opleiding geven de managers uiting van een behoefte aan autonomie, contact, uitwisselingen, structuur, orde, stimulering…

Wat heel vaak terugkomt, is de behoefte aan viering, dat wil zeggen positieve dingen beleven met het team. Managers moeten ook een streep trekken door de mogelijkheid van 100% fysieke aanwezigheid, wat de verdienste had dat het een stabiele situatie betrof in vergelijking met de hybride organisatie die wijdverspreid is geworden. Ook al lijkt dat tegenstrijdig met de behoefte aan contact en uitwisseling, ze hebben behoefte aan rust. Zeker ook omdat de hybride vorm de ‘non-stop verbinding’ heeft versterkt. Deze nieuwe behoeften kunnen de verwerving of versterking van bepaalde vaardigheden vereisen.

Welke vaardigheden zijn volgens u onmisbaar voor het management op afstand?

Het is van groot belang om te kunnen loslaten: managers moeten afstand kunnen nemen. Daarvoor kunnen ze ‘afspraken met zichzelf’ in hun agenda zetten. Met andere woorden een moment reserveren om afstand te nemen en hun activiteiten te analyseren. Dit kan een goede gelegenheid zijn om verspillingen in een lean-geest te identificeren.

Opleidingsmogelijkheden: Kunnen loslaten en afstand nemen

Het beheer van de tijd is een basisvaardigheid van de manager. En dit ongeacht de manier waarop het werk wordt georganiseerd. Dit houdt in dat je prioriteiten geeft aan je taken. En ik zou zelfs nog een stap verder gaan door mij rechtstreeks tot de managers te richten: eerst snoeien en daarna pas prioriteiten toekennen! Hoeveel taken kun je werkelijk uitvoeren in een uur?

Opleidingsmogelijkheden: Uw tijd beheren om efficiënter te zijn – Optimalisering van het timemanagement bij telewerken

Feedback durven te geven en formaliseren: om op dit vlak vooruitgang te boeken, is Niet-Gewelddadige Communicatie een goede opleidingsmogelijkheid. Ik nodig de managers ook uit om duidelijk te zijn in hun communicatie. Ze moeten ervoor zorgen dat hun boodschap goed begrepen wordt. Tijdens een vergadering kunnen ze bijvoorbeeld aan een van de teamleden vragen om dit te herformuleren.

Opleidingsmogelijkheden: Een authentieke en constructieve communicatie ontwikkelen

Ten slotte is denken aan management ook denken aan leiderschap. Dit omvat een sterk empathisch vermogen. Je moet ook inspireren en vertrouwen schenken, delegeren en je teamleden laten groeien.

Opleidingsmogelijkheden: Uw leiderschap als manager ontwikkelen  

Wat zijn de valkuilen? En wat te doen?

Asynchrone communicatie, toename van reportings, vage instructies … zijn praktijken die zoveel mogelijk vermeden moeten worden. Ik nodig de managers uit om de voorkeur te geven aan de telefoon boven e-mail. Wanneer rapportering nodig is, moet uitgelegd worden waarom. Ik raad ook aan om de ‘spelregels’ van telewerk duidelijk vast te leggen. Sterker nog: stel samen met je team de regels op. Zo worden ze beter aanvaard.

De videoconferentie goed gebruiken: dat hangt als eerste af van een juist gebruik van de camera! Vervolgens mag een videoconferentie nooit langer duren dan 45 minuten. Ik stel voor om rollen uit te delen zodat iedereen zich betrokken voelt: een tempelbewaker die in het begin herinnert aan de regels en zorgt voor de naleving ervan, een vergadersecretaris die aantekeningen maakt, een facilitator die helpt bij de besluitvorming als de gesprekken vastlopen en een bewaker van de tijd. Men kan ook ludieke facetten integreren door samen te werken aan een spel.

Ten slotte mag bij uitwisselingen op afstand niet meer dan 50% downstream informatie worden gebruikt.

Wat zijn de opleidingsbehoeften van de managers?

Het kan nodig zijn om de managementpraktijken te vernieuwen door opleidingen te volgen in verschillende vakgebieden.

Bijvoorbeeld voor:

  • het leiden van een vergadering op afstand en een goed gebruik van de videoconferentie – Teams voor gebruikers ;
  • de medewerkers laten deelnemen, collaboratieve tools gebruiken en ludieke facetten integreren.

De opleiding Zijn thuiswerkers managen richt zich tot alle managers, teammanagers en projectleiders die belast zijn met teams of medewerkers die op afstand werken. De deelnemers waarderen in de eerste plaats het delen tussen gelijken, waardoor een gemeenschap ontstaat met gedeelde praktijken. Wanneer de opleiding binnen de onderneming wordt georganiseerd, bouwen ze vaak later een moment in om samen de balans op te maken van wat werkt en wat minder goed werkt. Na de opleiding hebben ze al heel nauwkeurige ideeën over wat ze op korte termijn gaan doen:

  • meer delegeren;
  • een workshop om in teamverband de regels op te stellen;
  • zelfdiagnose van de maturiteit van de medewerker.

Volg de opleidingen!

Zijn thuiswerkers managen

Bekijk al onze opleidingen in:

Transversaal en remote management

Motivatie, teamprestatie

Share Button