Comment évaluer les fournisseurs en situation de crise ? 1


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[Interview]

Pénuries, retards de livraison et flambée des prix… En temps de crise, l’évaluation des fournisseurs doit permettre d’anticiper les risques et de mieux négocier. Mais comment procéder ? Par où commencer ? Et pour quels résultats ?

Evaluer les fournisseurs améliore la performance achat.

En 2022, on pensait pouvoir souffler, la crise sanitaire était derrière nous. Mais les crises ont la fâcheuse habitude de se succéder… Le conflit en Ukraine entraîne d’inévitables pénuries avec environ un tiers des exportations mondiales de céréales directement affectées. Ainsi, les fournisseurs et les acheteurs subissent de plein fouet pénurie de matières premières, retards de livraison et flambée tarifaire. Par temps calme, évaluer les fournisseurs permet d’aligner la stratégie d’achat sur la stratégie de l’entreprise. Mais, en ces temps troublés, l’évaluation des fournisseurs doit intégrer la notion de gestion des risques. Alors, quels outils et méthodes faut-il privilégier pour évaluer les fournisseurs ? Jean-Jacques Ruste*, expert en achat international et organisation d’entreprise, répond à nos questions.

Pourquoi faut-il évaluer les fournisseurs ?

Tout d’abord, parce qu’une grande partie des risques vient des fournisseurs. La question de l’évaluation des fournisseurs est ainsi liée à la notion de gestion des risques. Il faut bien sûr tenir compte du contexte. La géopolitique est un élément important : la crise en Ukraine est au cœur des préoccupations actuelles des acheteurs. D’une part, car l’Ukraine et la Russie représentent un tiers des exportations mondiales de matières premières (alimentaires, acier…). D’autre part, parce que d’autres pays ont décidé de ne plus exporter certaines denrées (maïs en Inde, par exemple). Ce contexte de pénurie affecte considérablement les relations acheteur/fournisseur.

D’une manière générale, l’évaluation des fournisseurs correspond à une vision stratégique de la fonction achat. Mais, encore plus aujourd’hui, l’enjeu de cette évaluation est la gestion de la criticité. Autrement dit, il s’agit d’anticiper le risque en évaluant :

  • sa potentielle gravité ;
  • la probabilité qu’il se réalise ;
  • sa détectabilité en amont.

Par où commencer ? Quels sont les critères d’évaluation ?

L’évaluation des fournisseurs commence en amont car elle va permettre de décider si l’on travaille avec tel ou tel fournisseur. La première étape, c’est le RFI (request for information) qui va permettre de s’informer sur des fournisseurs potentiels. Il faut identifier ses KPI ou indicateurs clés de performance.

Les critères d’évaluation sont de quatre ordres.

1/ Prix

En réalité, mieux vaut s’intéresser au TCO, c’est-à-dire au coût global d’acquisition. Car, en plus du prix à l’achat, le TCO inclut le coût d’usage et le coût de fin de vie.

« Souvent, les acheteurs sont trop focalisés sur le prix. »

De nombreux autres critères peuvent s’avérer plus pertinents que le prix d’achat. Par exemple, on estime généralement que les litiges représentent 6 à 7 % du coût des achats. Ainsi, avoir un fournisseur fiable est sans doute plus intéressant qu’un prix un peu plus bas.  

2/ Supply chain, logistique, livraison

Les indicateurs peuvent être les délais moyens d’acheminement, le nombre de jours de retard de livraison…

3/ Qualitatif

L’aspect qualitatif peut s’envisager sous l’angle de la responsabilité sociétale des entreprises (RSE) et du développement durable (DD). L’acheteur doit également chercher à savoir comment son fournisseur évalue ses propres fournisseurs. Ou encore, à évaluer la communication de son fournisseur. Celui-ci fournit-il un organigramme, une liste de contacts ?

4/ Services

Le fournisseur peut s’engager sur des services supplémentaires : assurance, clause de confidentialité, clause d’exclusivité…

Quelle place faut-il donner aux critères RSE ?

Ce sont des critères très importants. En effet, il faut garder en tête que la gestion de la criticité et l’anticipation des risques ont aujourd’hui une forte dimension RSE et développement durable. D’une manière générale, les aspects sociaux et environnementaux du risque ont pris le pas sur l’économique, c’est-à-dire le prix d’achat. D’ailleurs, visiter l’usine d’un fournisseur, ce n’est pas seulement vérifier s’il dispose des bons outils et machines. C’est aussi et surtout s’intéresser aux personnes qui y travaillent.

Mais, selon le secteur d’activité, cela peut être plus nuancé. Dans certains, la rentabilité va être un critère plus important. Pour d’autres, les délais de livraison seront primordiaux. Si, à l’international, l’audit social des usines semble une évidence, la question relève de l’anecdotique en France. Sauf si votre fournisseur a des fournisseurs à l’étranger… dans ce cas, mieux vaut enquêter.

Évaluer les fournisseurs : oui, mais lesquels ?

Il faut évaluer les fournisseurs stratégiques. Cela signifie d’abord les fournisseurs avec lesquels l’entreprise fait le plus de chiffre d’affaires. Ensuite, les fournisseurs « monosource » (les seuls à fournir un bien ou un service). Puis, ceux de taille intermédiaire qui évoluent dans un secteur à risque (spatial, militaire). Enfin et surtout, les fournisseurs « critiques », c’est-à-dire ceux qui bloquent le système s’ils ne livrent pas. Par exemple, la maintenance d’une machine de haute technologie. En cas de panne, l’usine est à l’arrêt…

À quel moment faut-il évaluer les fournisseurs ?

Quand tout va bien, l’évaluation a lieu en amont. Puis, les fournisseurs stratégiques doivent être réévalués au minimum tous les ans. Mais, on réévalue aussi en cas de gros pépin : retard de livraison, défaut de qualité. Il s’agit tout d’abord de vérifier le point d’information déclaratif qu’avait communiqué le fournisseur. Le service achats va alors réexaminer chaque item de la fiche d’évaluation fournisseur. Cela peut entraîner une visite chez le fournisseur, qui en supporte alors le coût. En cas de ré-audit, le fournisseur est informé des points à améliorer et dans quel délai.

Quel est le résultat de ces évaluations ?

Les évaluations permettent d’établir une note globale et de classer les fournisseurs. C’est l’étape du scoring. On peut même leur communiquer ce benchmarking anonymisé dans un objectif d’amélioration.

« 80 % des fournisseurs sont devant vous… vous pouvez faire mieux ! »

Car plus les fournisseurs sont bons, plus ils gagnent et plus vous gagnez. En effet, ils assurent une prestation de qualité dans les délais impartis. Donc, ils n’ont pas de rebuts. Leurs salariés sont motivés… et leurs clients – les acheteurs – sont satisfaits.

Évaluer les fournisseurs, c’est aussi les accompagner dans un axe de progrès et s’assurer une relation fournisseur durable dans une logique gagnant-gagnant.

Y a-t-il des points de vigilance particuliers ?

Absolument !

Si le fournisseur n’évalue pas ses propres fournisseurs, je recommande à l’acheteur de le faire. C’est une démarche qui doit s’effectuer en toute transparence avec le fournisseur de rang 1, en lui indiquant qu’on souhaite auditer les fournisseurs de rang 2. Ceux-ci représentent en outre une source d’informations importante qui permet d’améliorer la vision stratégique de la qualité côté acheteur.

Surtout, il faut vérifier ce qu’on a l’habitude d’appeler les goulots d’étranglement. C’est-à-dire les sous-fournisseurs qui peuvent bloquer toute la chaîne. Par exemple, celui qui est le seul à produire un produit dans le monde.

Mais, le plus grand risque aujourd’hui, c’est le dépôt de bilan d’un fournisseur.

Pour conclure, que doit-on retenir ?

Évaluer les fournisseurs permet d’avoir une meilleure compréhension de leur écosystème et du coût de production réel. C’est indispensable pour mieux négocier et pas seulement sur le prix.

Au final, l’évaluation des fournisseurs va permettre de mieux négocier des gestions de stock préventives, des délais de livraison plus courts ou encore la mise en place d’un « mur qualité » sur la ligne de production.

C’est donc une question de performance pour la fonction achat et pour toute l’entreprise.

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