Flex office : 5 bonnes pratiques managériales


Temps de lecture : 7 minutes
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Avec l’essor du télétravail, le flex office est appelé à se développer au sein des entreprises. L’idée ? S’adapter aux nouveaux modes de travail avec davantage d’espaces collaboratifs tout en réduisant la surface des bureaux. Pour éviter la résistance au changement, cette démarche doit être expliquée et comprise. L’implication des managers en amont du projet et auprès de leurs équipes joue un rôle central pour sa réussite. Clémence Rouart*, experte en management, répond à nos questions et identifie les clés du succès du flex office.         

Le flex office est une nouvelle modalité d'organisation des espaces de travail.

De plus en plus d’entreprises envisagent de se réorganiser en flex office. C’est-à-dire un aménagement de l’espace où les collaborateurs ne disposent plus d’un bureau attitré. Actuellement, environ 15 % des entreprises l’ont déjà adopté (Aviva, BNP Paribas, Axa, L’Oréal, PwC, Nokia, Deloitte, PSA, Sanofi, Société Générale, LeBonCoin, Fujitsu…). Cela pourrait concerner 40 à 50 % de l’immobilier de bureau en 2030.

Si ce phénomène s’est d’abord développé dans les années 90 au sein des cabinets de conseil, il connaît aujourd’hui une accélération fulgurante. Avec l’amplification du télétravail, des bureaux sont désormais inoccupés une moitié de la semaine. Or, les mètres carrés vides ont un coût.

Pour réussir, le flex office ne doit pas être conçu ou perçu comme une simple mesure d’économie sur le nombre de mètres carrés et donc… sur les loyers. Il faut accompagner le changement pour éviter une résistance organisationnelle des collaborateurs, un déclin du sentiment d’appartenance, voire une fuite des talents. Autrement dit, embarquer l’ensemble des collaborateurs et des managers bien en amont. Les managers doivent également adapter leurs pratiques.

En quoi consiste le flex office ?

Le flex office est un mode d’organisation où les salariés n’ont plus de bureau attitré dans les locaux de l’entreprise. En clair, ils n’y disposent plus d’un espace personnel, de type bureau « fermé » ou bureau au sein d’un open space. Ils sont donc libres de s’installer dans un des espaces de travail de l’entreprise en choisissant celui qui est le mieux adapté à l’activité du moment. En général, un code couleur permet de délimiter l’espace dédié à tel ou tel service. L’idée, c’est d’éviter le cauchemar de tout manager : avoir des équipes éparpillées à différents étages, ne pas savoir où se sont installés ses collaborateurs…

Souvent, les salariés disposent d’un casier fermant à clé pour ranger leurs effets personnels. Le flex office ne permet plus la personnalisation de l’espace de travail : exit la photo des enfants ou la petite plante sur le bureau. Les espaces sont désormais dédiés aux nouveaux usages et besoins, notamment celui d’échanger plus, y compris de façon informelle. Avec le télétravail, les managers ne voient plus leurs collaborateurs tous les jours. Cela augmente le besoin de réunions et donc d’espaces de réunion.

Le flex office implique ainsi de multiplier les espaces collaboratifs : salles de réunion de tailles variées, agoras, espaces de brainstorming, espaces de créativité, espaces modulables avec cloisons amovibles… Leur design doit être pensé en fonction de leur usage. On peut imaginer des salles dédiées à la créativité sans chaise ni bureau, où l’on est autorisé à retirer ses chaussures ou encore dotées d’écrans tactiles ou de murs sur lesquels écrire est permis.

Il nécessite également des espaces pour s’isoler : alcôves, phone box…

Quant aux échanges informels, l’installation d’espaces « cosy » devrait les favoriser avec, par exemple, des canapés.

« Pas de flex office sans télétravail »

En principe, le flex office concerne des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activités. Toutefois, il faut garder en tête qu’il va de pair avec l’organisation du travail : pas de flex office sans télétravail. Et, tout comme ce dernier, le flex office est incompatible avec certains métiers. Certains nécessitent en effet du matériel spécifique et peu transportable (ingénieurs, designers…). D’autres sont soumis à des impératifs de confidentialité. C’est pourquoi on retrouve plus fréquemment le flex office dans les entreprises de conseil et de prestation de services.

Comme pour le télétravail, les managers ont dû s’adapter à ce changement de grande ampleur sans toujours bénéficier d’un accompagnement adapté. Pour les collaborateurs, c’est un changement qui peut être mal vécu s’ils ne perçoivent pas les avantages qu’ils peuvent en retirer. Par exemple : plus d’autonomie, une relation de confiance renouvelée, plus de concentration et de créativité, plus d’échanges interservices et donc une meilleure collaboration…

Quels sont les points de vigilance pour un flex office réussi ?

Souvent, les directions d’entreprise communiquent peu sur le sujet. Pourtant, pour que le flex office fonctionne, il doit être expliqué et compris en amont. Il ne doit surtout pas être perçu uniquement comme une source d’économies.

Pour commencer, cela implique de mener des études sur l’occupation des espaces de travail et sur l’impact de la réorganisation en flex office. Il faut également informer les collaborateurs et les managers sur l’objectif commun du projet. Mieux vaut les intégrer dans la réflexion pour qu’ils adhèrent, soient une force de proposition constructive et ne subissent pas après coup. Autrement dit, les interroger sur leurs besoins. De leur côté, les managers ont d’autant plus besoin de comprendre les avantages et les contraintes du flex office qu’ils auront à porter le changement auprès de leurs équipes.

Par ailleurs, un flex office réussi signifie également un cadre d’organisation du travail clair pour savoir à l’avance qui sera présent ou pas sur le site. Dès lors, le télétravail ne peut pas fonctionner avec des jours « flottants » pris de façon aléatoire ou inopinée. Car si les salariés ne respectent pas leurs jours de télétravail, l’entreprise sera confrontée à des journées d’affluence où certains perdront du temps pour trouver un espace pour s’installer.  

Pour simplifier, l’art du flex office consiste à trouver le juste équilibre entre flexibilité et règles strictes. Le sens de l’écoute et l’assertivité sont deux soft skills essentielles pour que le télétravail et le flex office se marient harmonieusement.

Quelles sont les bonnes pratiques et les compétences managériales à privilégier en flex office ?

Pour faire du flex office un mode d’organisation efficient, les managers peuvent s’appuyer sur cinq bonnes pratiques managériales.

1 – Anticiper et planifier

Encore plus que le télétravail et le travail hybride, le flex office implique des capacités d’anticipation et de planification de la part du manager. Autrement dit, une certaine rigueur dans son mode de fonctionnement et d’organisation. Mais pas seulement. Cela nécessite aussi d’établir une relation de confiance mutuelle avec l’équipe pour un partage des plannings et une visibilité du travail.

Dans l’open space, le travail est visible au travers de la présence du salarié à son poste de travail. En flex office, comme en télétravail, le travail est visible à travers le digital.

2 – Écouter les collaborateurs

Le flex office nécessite d’être encore plus à l’écoute de ses équipes. Une écoute qui passe avant tout par des sollicitations. Le manager doit donc privilégier les questions ouvertes, factuelles et sans jugement. Au lieu de « ça ne te dérange pas de passer en flex office ? », il demandera plutôt « de quoi as-tu besoin pour travailler en flex office ? ».

C’est aussi l’occasion de se questionner sur les équipements. Il faut des branchements simples, des connexions VPN efficaces, voire une connexion automatique au réseau… Et bien évidemment, du matériel informatique à la fois léger pour être facilement transportable et ergonomique, des écrans en double à disposition dans les nouveaux espaces de travail…

Cette écoute est également utile pour vérifier si les équipes savent utiliser les outils collaboratifs. Si une montée en compétences est nécessaire, il revient au manager de veiller à ce que ses équipes aient accès à des formations.

3 – Fixer les règles et s’assurer de leur respect

Le manager doit poser les règles de fonctionnement pour démarrer sur une base saine. Comme pour le télétravail, deux occasions s’y prêtent.

· Première occasion

Une trame de questions fournie par les RH, généralement lors de la mise en place du télétravail. Les collaborateurs sont interrogés sur leur capacité à demander de l’aide, exprimer un désaccord, s’organiser ou encore adopter une communication bienveillante.

· Deuxième occasion

Un atelier de coconstruction des règles. Lors de cet atelier, l’équipe va par exemple déterminer quels sont les canaux de communication à privilégier ou encore les créneaux légitimes d’indisponibilité. C’est particulièrement salutaire pour les managers car le télétravail a entraîné leur sollicitation excessive et des attentes très fortes des équipes sur les délais de réponse.

4 – Réévaluer régulièrement la situation

Bien manager en flex office implique d’évaluer régulièrement si chaque collaborateur a les moyens matériels et techniques nécessaires pour travailler efficacement. Dans l’idéal, une fois par trimestre et à une occasion dédiée. Cette question ne doit pas être noyée dans un ordre du jour plus global.

Réévaluer la situation signifie aussi rester attentifs aux risques psychosociaux. Ici, ils sont semblables à ceux du télétravail. Certains signent peuvent alerter le manager : un collaborateur qui vient moins souvent sur site ou qui échange moins quand il est présent, la productivité qui diminue…

5 – Développer la culture du feedback

La réussite du flex office passe par un développement de la culture du feedback. Le collaborateur doit oser dire au manager ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. D’un côté, il doit donc se sentir en confiance pour lui indiquer ses besoins. De l’autre côté, il revient au manager d’adopter une posture qui inspire la confiance. 

Selon vous, le flex office est-il une opportunité ou une contrainte ?

Globalement, les managers n’ont pas été suffisamment accompagnés lors de la mise en place d’un flex office. Eux aussi ont sans doute eu le sentiment d’avoir subi ce changement.

Par nature, le flex office doit être souple et évolutif. En mode test and learn, réajuster l’organisation pour tenir compte des difficultés rencontrées est possible. C’est pourquoi il est tellement important d’être à l’écoute du retour d’expérience de tous les collaborateurs et de s’en saisir pour apporter des solutions concrètes.

L’esprit d’équipe et le sentiment d’appartenance à l’entreprise sont une question centrale. Bien conçu et bien utilisé, le flex office permet de renforcer les liens entre les différents services de l’entreprise. À condition que les collaborateurs jouent le jeu et ne s’organisent pas pour s’asseoir toujours à la même place et à côté des mêmes personnes. Le manager a ici aussi un rôle à jouer pour encourager les échanges entre des collaborateurs qui ne se connaissent pas, pour inciter chacun à aller vers l’autre et ainsi favoriser la collaboration.  

Finalement, le flex office est peut-être une chance.

D’abord, pour pallier les défauts de l’open space. Finis les problèmes de concentration et l’hypercontrôle managérial, place à la créativité et à l’autonomie dans une relation d’échange et de confiance.

Ensuite, pour résoudre certaines difficultés liées au télétravail : mettre fin au sentiment d’isolement en incitant aux échanges informels. 

D’aucuns jugent que le flex office déshumanise l’entreprise. En réalité, le flex office sera ce que les collaborateurs et les managers en feront.

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