Amélioration continue : misez sur l’onboarding


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onboarding - ORSYS

On le sait, les recrutements sont des enjeux d’évolution importants. Au-delà du  coût qu’ils représentent lorsqu’ils n’aboutissent pas, ils sont surtout un investissement crucial pour les entreprises. Alors, comment intégrer le processus de recrutement dans une vision à long terme pour l’évolution de l’entreprise ? Antoine Chaudron* nous parle du recrutement comme levier d’innovation continue et de l’onboarding.

L’onboarding : une capitalisation pour l’entreprise

On sait qu’un recrutement ne se termine qu’à la fin de la période d’essai : c’est pour cela que la période de l’onboarding doit être particulièrement soignée. Pour bien en définir  les contours,  on peut dire qu’il commence le jour où le candidat et l’employeur signent un accord mutuel (ou confirment par e-mail leur engagement réciproque), même si le futur embauché n’est pas encore présent physiquement dans l’entreprise. De la même manière, l’onboarding se termine à la fin de la période d’essai.

Dès cette signature, l’entreprise entre dans une période de fragilité, car à tout moment, ce futur embauché peut quitter l’entreprise. Les causes peuvent en être multiples (proposition meilleure d’un concurrent, mauvais accueil ou mauvais suivi pendant la période d’essai, etc.), d’où l’importance de s’organiser pour conserver ce bon candidat.

Embaucher un nouveau collaborateur représente un investissement important (coût du recrutement, formation de l’intéressé, salaire pendant la période d’essai…) qu’il faut rentabiliser rapidement : plus vite l’entreprise réussit l’intégration du candidat et le rend opérationnel, plus vite elle aura réussi son pari.

Quels acteurs pour un onboarding réussi ?

Bien sûr le département RH est le premier concerné. On peut  également compter sur le futur N+1 voire le N+2. Ils doivent en effet s’impliquer complètement, en coordination avec les RH. Par exemple, si le candidat n’intègre pas tout de suite l’entreprise, le N+1 se doit de prendre régulièrement des nouvelles ou d’inviter le futur entrant à des manifestations ou des réunions particulières afin de maintenir l’intérêt de celui-ci. De plus, il faut lui affecter un « tuteur » qui fera la liaison avec les différents services de l’entreprise, qui sera un relais administratif pour toutes les questions matérielles et surtout qui recueillera les remarques ou doléances éventuelles du futur nouveau collaborateur.

Mettre en œuvre une démarche d’amélioration continue

Le tuteur a donc une importance capitale dès l’arrivée du nouveau venu, surtout dans les premiers jours pendant lesquels ce dernier ne doit pas se sentir seul ou livré à lui-même. Pendant cette période, le tuteur pourra (et devra) faire passer des messages correctifs au besoin. Cela nécessite une organisation et une méthode bien rôdées :

  • mise au point d’un planning heure par heure pendant les 15 premiers jours ;
  • prévoir un entretien de débriefing au moins tous les 2 jours avec le N+1 ;
  • prévoir un entretien tous les 15 jours avec le N+2 ;
  • planifier une immersion dans une usine, un entrepôt ou un service particulier ;
  • planifier les dates de l’entretien de mi-parcours et de fin de parcours.

Il revient au service RH de mettre au point cette organisation, et surtout, de contrôler chaque étape de la démarche pour en améliorer l’efficacité.

L’entreprise doit pouvoir s’appuyer sur un processus d’onboarding cadré et laissant toute sa place au dialogue que peuvent ouvrir les remarques d’un nouveau collaborateur. En effet, quoi de mieux qu’un œil neuf pour mettre en lumière des aspects positifs à pérenniser autant que des dysfonctionnements à améliorer ?

La spécificité du recrutement dans une démarche d’amélioration continue

Au-delà de l’onboarding, les six étapes du recrutement doivent tendre vers l’excellence :

1- La rédaction de l’annonce

Correspond-elle exactement à la fiche de poste ? La marque employeur est-elle suffisamment mise en avant ?

2- Le tri des CV

Comment est-il organisé ? Sur quels critères prioritaires ? Quelle est l’importance de l’orthographe et de la syntaxe ?

3-L’entretien de présélection téléphonique

Le recruteur donne-t-il une première bonne impression de l’entreprise ? Comment se passe la conclusion de cet entretien ?

4- L’entretien en face à face (ou en distanciel)

Le recruteur a-t-il présenté le déroulement de l’entretien avant de commencer ? Quelles sont les questions indispensables qu’il a préparées ? Quel type de conclusion a-t-il choisi ? Quelle image donne le recruteur par son comportement ?

5- Le circuit de décision

Quelles sont les personnes que le candidat doit rencontrer ? Qui donne son avis et comment ? Décision collégiale, ou quelqu’un décide en dernier lieu ?

6- La réponse au candidat 

Que la réponse soit positive ou négative, l’entreprise doit toujours donner la meilleure image d’elle-même : comment est rédigé le courrier ou l’e-mail de réponse ? Dans quel délai maximum est-il envoyé ?

Toutes ces questions demandent des réponses claires et précises. Le recrutement nécessite donc la mise au point et l’amélioration continue d’un process spécifique, contrôlable et vérifiable à chaque moment.

L’entretien de mi-parcours : auto-critique et remise en question

Pour bien préparer cet entretien, le responsable RH aura échangé au préalable avec tous les collaborateurs ayant été en contact avec le nouvel entrant. Mais ce n’est qu’une partie de l’entretien : l’autre partie, très importante, consiste à faire parler et écouter le ressenti du nouvel embauché sur tous les sujets concernant l’entreprise (dont notamment le processus de recrutement).

Pour que cette écoute active soit utile, le collaborateur doit être prêt à accepter la critique et à se remettre en question. En aucun cas, il ne doit se mettre en opposition ou se justifier, sinon le dialogue s’arrêtera rapidement. Cette partie « écoute » peut d’ailleurs représenter jusqu’à 70% du temps de l’entretien de mi-parcours…

Que doit être prête à faire l’entreprise ?

La professionnalisation du processus et des acteurs du recrutement permet de rendre les recrutements plus pérennes, sans qu’il n’y ait de formule magique pour obtenir 100% de réussite.

Le recrutement est une démarche délicate, le ou les recruteur(s) se trompent parfois malgré leur expérience. Même en cas de recrutement parfait, le candidat peut changer d’avis jusqu’au dernier moment. D’où l’intérêt de la remise en cause et de l’amélioration continue des processus existants dans l’entreprise, l’onboarding en étant un des leviers, parfois pas suffisamment pris en compte…


Formez-vous !

Antoine Chaudron - expert - ORSYS

CHAUDRON Antoine

Avec plus de 20 ans d’expérience dans la direction marketing et commerciale, il s’est naturellement tourné vers l’analyse des comportements humains. Il a ensuite entamé une carrière de formateur en commercial et management avant de poursuivre  la voie de la formation dans des domaines allant de la connaissance de soi à la communication en passant par des méthodologies de recrutement. Coach certifié ICF depuis 2004, il place toujours l’humain au cœur de sa démarche professionnelle et de formation.

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