La suite collaborative : comment s’y mettre ?


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suite collaborative - ORSYS

En proposant une panoplie d’outils complémentaires et innovants, la suite collaborative est un atout majeur pour accroître la performance au sein d’une entreprise, télétravail ou non. Mais comment faire son choix ? La mettre en place ? Stéphane Leenhardt*, formateur chez ORSYS, nous guide.

Si la tendance actuelle semble être à l’emploi abusif du terme « collaboratif » – la faute, sans doute, à la multitude d’outils qui ne cessent d’arriver sur le marché IT –, une suite collaborative n’a rien de bien sophistiqué sur le papier. Il s’agit d’un ensemble d’applications complémentaires qui vont former une plateforme unique pour héberger les données de l’entreprise, et fournir un espace de travail… collaboratif. L’objectif ? Faciliter le travail en équipe et améliorer la productivité en permettant aux collaborateurs d’interagir de la manière la plus simple, la plus directe, et la plus intuitive possible.

L’un des premiers rôles de la suite collaborative va en effet être de limiter l’usage des e-mails. En partant du principe que l’e-mail est l’ennemi de la communication en interne, on le réservera aux communications externes avec les clients, les fournisseurs, les partenaires… En interne, c’est le collaboratif qui apporte les outils pour le remplacer.

Suite collaborative : quels outils ?

Les outils concernés, qui doivent permettre de travailler à plusieurs, en même temps et de n’importe où, sont en général :

  • la messagerie instantanée ;
  • le logiciel de visioconférence ;
  • le calendrier partagé ;
  • le partage de documents de bureautique (tableur, traitement de texte, présentations, feuilles de calcul) ;
  • les outils d’organisation, stockage et gestion de projet.

La suite collaborative sert donc au travail quotidien. D’une plateforme standard fournie par un même service, elle évolue et grandit en permanence avec l’entreprise. De plus en plus de suites collaboratives offrent d’ailleurs la possibilité de développer des applications personnalisées. L’entreprise peut ainsi adapter sa suite à ses besoins de A à Z, implémentée du process métier. Et c’est de cette manière que le collaboratif s’étend aujourd’hui ; les plateformes collaboratives couvrent les besoins engendrés par la transition digitale.

Pourquoi passer à la suite collaborative ?

Les suites collaboratives présentent deux avantages principaux.

Premièrement : la réduction des coûts. Payer un abonnement tous les mois revient beaucoup moins cher que d’avoir tout sur site – ce qui requiert une équipe informatique, de l’expertise, du matériel, des locaux adaptés, etc. Entre les OpEx (ou coûts opérationnels) qui sont lissés dans le temps, et les CapEx (ou dépenses d’investissement), qui impliquent d’investir dès le départ pour le matériel, les licences… le budget n’est pas comparable. Au cumul des charges, on se rend compte que la solution cloud inhérente à la suite collaborative est plus intéressante puisqu’on se contente d’acheter les services.

Deuxièmement : l’accessibilité. Ces plateformes proposent un accès simplifié à des outils complexes, qui étaient auparavant inaccessibles pour beaucoup d’entreprises. À titre d’exemple, SharePoint n’était pas accessible à une PME avant le cloud, tout simplement parce qu’installer un serveur SharePoint requiert une grande expertise (et les moyens matériels qui vont avec). Par ailleurs, une entreprise, quelle que soit sa taille, peut être amenée à collaborer avec des grands comptes. Grâce aux suites collaboratives, il est possible de travailler avec exactement les mêmes outils que ses clients pour, par exemple, partager des contenus. Une petite entreprise collaborant avec le mastodonte que représente la SNCF peut ainsi avoir accès aux mêmes outils – ce qui n’aurait pas été possible hors cloud.

À noter cependant…

Inversement, cette « abondance » d’outils peut avoir un côté déstabilisant auprès des collaborateurs. C’est un point à prendre en considération avant de sauter le pas : mal utilisé, le meilleur des outils peut devenir un cauchemar…

C’est pourquoi il est important de respecter le principe du privilège minimal. C’est-à-dire ne donner aux utilisateurs que ce qui est nécessaire pour leur travail. Ce qui impose d’avoir développé dès le départ une expertise pour la mise en place de la plateforme, qui donne accès à tellement d’outils qu’il est très facile de s’éparpiller. D’autant que la tentation est grande, notamment pour les collaborateurs en télétravail découvrant l’outil, de s’amuser à expérimenter. Il faut donc commencer par former en priorité les responsables des équipes concernées ou les référents du projet. Ce sont eux qui vont ensuite sensibiliser, expliquer et encadrer les pratiques.

Google Workspace vs. Microsoft 365 ?

Les principales références sur le marché des suites collaboratives sont Google Workspace et Microsoft 365. Cela ne veut pas dire pour autant qu’elles sont les seules. Beaucoup d’éditeurs proposent des solutions différentes, mais qui s’adressent à des sociétés ayant des besoins très précis et nécessitant de se faire développer l’outil sur-mesure.

Entre les deux géants, les différences, bien que subtiles, peuvent être déterminantes. On ne fera donc peut-être pas son choix sur les critères de sécurité ou de mobilité, les deux solutions s’alignant sur ces questions. Même chose pour les tarifs des abonnements :

  Google Workspace

Microsoft 365

Abonnement starter/basique (/utilisateur/mois) 4,68€/ 4,20€
Abonnement standard (/utilisateur/mois) 9,36€ 10,50€
Abonnement Business+/Premium (/utilisateur/mois) 15,60€ 16,90€

À chaque utilisateur sa suite

La différence principale entre les deux suites collaboratives porte donc sur leur complexité. Google Workspace est en général très pertinente pour les start-up ou les utilisateurs souhaitant aller au plus simple, car il s’agit d’une plateforme très intuitive, « user-friendly » et conviviale. Un choix tout indiqué pour partager des contenus, organiser des plannings, interagir au sein d’une petite équipe… Les utilisateurs adoptent plus facilement Google Workspace que Microsoft 365.

En revanche, Microsoft 365 est le premier choix des entreprises du CAC40 parce qu’il s’agit de la solution la plus complète. Trop complète peut-être pour des besoins plus basiques, elle s’adresse à l’entreprise tandis que Google Workspace répond plus facilement aux besoins des associations, des particuliers… À plus forte raison parce que Google Workspace n’a pas de data centers en France. Cela signifie que les données ne sont pas stockées en France, contrairement à Microsoft qui est ainsi soumis à la législation française. Cette distinction peut faire toute la différence pour certaines entreprises pour des raisons de conformité, selon l’activité et le niveau de sensibilité des données.

Il s’agira donc de dresser un cahier des charges et de lister ses besoins et priorités pour faire un choix… mais, surtout, une fois la suite collaborative choisie, de soigner sa mise en place en encadrant son utilisation et en accompagnant les équipes dans ce changement. Bien utilisés, ces outils, qui restent très intuitifs, ne tardent pas à se faire adopter. Au point de se demander comment on avait bien pu fonctionner sans jusque-là…


Se former !

*Stéphane Leenhardt

Formateur certifié Microsoft en développement de logiciels depuis 1999, Solution Developer Microsoft depuis 2000, Microsoft 365 Enterprise Administrator Expert, il a conduit et développé les projets Suivi des Risques d’Actifs pour CNP Assurances, SLD500 et NanoDS en collaboration avec la société CILAS (EADS). Il est expert .NET (ASP. NET, WPF, Windows Forms, WCF, etc.), SharePoint et Office 365. Il anime des cursus pour le passage des certifications Microsoft.

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