Guide pratique : comment choisir ses outils collaboratifs ?


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Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises ont recours aux outils collaboratifs. Accessibles sur site comme en télétravail (pour ne pas dire indispensables au télétravail), ils permettent d’optimiser le travail en équipe et d’améliorer la productivité dans les meilleures conditions. Petite sélection par catégories des outils les plus populaires… et adaptés à votre activité.

outils collaboratifs - ORSYS

L’objectif premier de l’outil collaboratif, quel qu’il soit, est de faciliter la gestion de projet. Communication et partage de fichiers en temps réel entre les collaborateurs, organisation et répartition des tâches, tableaux de bord… Les fonctionnalités sont effectivement nombreuses, et toutes indispensables au travail en équipe. En fait, elles sont même tellement nombreuses qu’il peut être difficile de s’y retrouver parmi les outils qui les proposent. Mais alors, vers lequel vous tourner ? Aurez-vous besoin d’en combiner plusieurs, ou existe-t-il une solution qui couvre tous les besoins de votre équipe pour le bon développement, à long terme, de vos projets ?

Afin de vous aider à y voir plus clair, nous vous proposons un guide (non exhaustif !) des outils collaboratifs les plus courants. Vous les trouverez organisés selon les catégories suivantes :

  • Communication (visioconférence/messagerie instantanée)
  • Partage et stockage de fichiers
  • Suivi des tâches et suites collaboratives

Les outils collaboratifs pour la communication en temps réel

Tout travail collaboratif repose sur une bonne communication. Selon la nature du projet ou le nombre de collaborateurs, internes ou externes à l’entreprise, par exemple, il peut être intéressant de recourir à un système de messagerie instantanée et personnalisable (et ainsi diminuer les échanges par e-mails, qui peuvent rapidement s’avérer improductifs). Ou bien, pour faciliter les réunions quand tous les participants n’appartiennent pas – ou n’ont temporairement pas accès – au réseau de l’entreprise, des outils de visioconférence.

Messagerie instantanée

De plus en plus complets, les outils de messagerie instantanée offrent de nombreuses options en complémentarité avec le partage et les discussions. Les trois principaux sont :

  • Microsoft Teams (intégré à Microsoft Office 365)
  • Slack
  • Google Hangouts Chat (intégré à Google G Suite)

Fonctionnalités : système d’archivage/historique, partage de fichiers, organisation des discussions en canaux, appels audio/vidéo, accessibles via navigateur Internet, mobile ou application.

À noter : les trois solutions proposent des versions gratuites dont les fonctionnalités peuvent vous suffire. N’hésitez donc pas à comparer les licences.

Conférences et réunions en ligne

S’ils ont connu un essor considérable à cause de la crise sanitaire, et la démocratisation soudaine et massive du télétravail qui a suivi, les logiciels de visioconférence ne datent pas d’hier. L’avantage est qu’ils offrent tous à peu près la même simplicité d’utilisation et les mêmes fonctionnalités. Les nuances s’observent donc au niveau du nombre de participants en version gratuite (et selon le niveau de licence). S’il fallait n’en retenir que quelques-uns, citons par exemple :

  • Cisco WebEx
  • Zoom
  • Microsoft Teams (intégré à Microsoft Office 365)
  • Skype
  • GoToMeeting
  • Lifesize
  • Jitsi

Fonctionnalités : appels vocaux et vidéo, partage d’écran, tchat.

Les outils collaboratifs pour le partage et stockage de fichiers

Selon la nature de votre activité et le nombre d’acteurs impliqués, une solution (sécurisée) de centralisation et/ou de partage des fichiers peut devenir nécessaire. Selon que vous ayez besoin de travailler sur des documents partagés, de rédiger des contenus à plusieurs et à distance, de stocker des fichiers sur un espace dédié ou tout simplement de les transférer rapidement… vous trouverez votre bonheur parmi les logiciels et plateformes les plus réputés :

  • Google Drive/docs/sheets/etc. (travail collaboratif en ligne)
  • Microsoft One Drive (documents partagés)
  • Sharepoint Online (documents partagés)
  • Office Online (documents partagés)
  • WeTransfer (partage de fichiers)
  • Dropbox (stockage en accès partagé)

Fonctionnalités : stockage et organisation des documents, travail collaboratif, partage de fichiers, centralisation des données.

À noter : d’une façon générale, la plupart des outils de stockage offrent la possibilité de définir des droits d’accès de manière à renforcer la sécurité.

Suivi des tâches et suites collaboratives

Par ailleurs, quand on parle de travail collaboratif, on pense généralement, et avant toute chose, aux outils de planification indispensables à toute gestion de projet. En effet, plus les tâches s’accumulent sur la durée, et plus le nombre d’intervenants (voire d’équipes) sur le projet augmente… plus on appréciera une visualisation claire permettant une répartition et un suivi des tâches efficaces. Dans le domaine de l’organisation, trois outils se sont ainsi distingués :

  • Trello
  • Asana
  • Microsoft Planner

Fonctionnalités : tableau de bord, attribution des tâches, calendrier et synchronisation, suivi et analyse de l’état d’avancement.

Solutions tout-en-un : les suites collaboratives

Les suites collaboratives sont des solutions complètes qui intègrent tous les types d’outils déjà mentionnés dans un même abonnement. Ce sont donc des solutions étendues, dont l’utilisation se justifie par un besoin avéré pour chacune des applications intégrées. Les géants du marché sont :

  • Microsoft Office 365, comportant :
    • Word (création de traitement de texte multi-utilisateurs)
    • Excel (création de tableurs multi-utilisateurs)
    • PowerPoint (création de présentations en partagé)
    • Outlook (messagerie et calendrier)
    • Teams (messagerie instantanée)
    • Access (création de bases de données en partagé)
    • OneNote (partage de fichiers)
    • OneDrive (stockage cloud partagé)
  • Google G suite, comportant :
    • Gmail, Agenda (messagerie et calendrier)
    • Drive (stockage des documents et travail collaboratif)
    • Docs, Sheets, Slides et Forms (création de documents partagés)
    • Hangouts Meet et Chat (visioconférence, messagerie instantanée)

À noter : ces deux ensembles d’applications condensent les mêmes fonctionnalités (communication, partage, gestion des tâches) et sont accessibles de la même manière via navigateur, en version desktop et en application mobile. Le choix s’effectue généralement essentiellement en fonction de préférences pour les outils proposés et de la facilité de mise en place pour les équipes concernées… mais les deux peuvent nécessiter des mises à niveau pour maîtriser chaque outil de façon satisfaisante.


Pour se former :

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