Office manager : le « chef d’orchestre » de l’entreprise 2


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« En tant qu’office manager, on se réinvente tous les jours, c’est passionnant. »

Office management - ORSYS

Dans un article de 2017, la rédaction ORSYS mettait en lumière une fonction peu connue voire peu comprise : l’office manager. En 2020, qu’en est-il ? Ce métier génère-t-il des vocations ? Les missions de l’office manager ont-elles évolué depuis ? Nous faisons le point avec Isabelle Morin*, formatrice et coach.

Rédaction ORSYS : vous venez de monter un programme de formation sur l’office management avec ORSYS, comment définissez-vous cette fonction ?

IM : L’office manager est le bras droit de la Direction sur toute la partie coordination et fonctions supports. Il peut être décrit comme le « chef d’orchestre » de l’entreprise. Il ne sait pas jouer de tous les instruments de musique mais il sait coordonner tous les intervenants, donner à chacun ce dont il a besoin pour travailler, souligner les points de vigilances… Concrètement, la « musique » qui est jouée ici relève de plusieurs missions :

  • coordination interne et externe ;
  • management et gestion de projet ;
  • pilotage administratif et financier ;
  • moyens généraux, gestion des locaux…

RO : Peut-on dire qu’il existe plusieurs types d’office management selon la taille de l’entreprise, le secteur d’activité, l’organisation interne… ?

IM : En effet, et sur cette base commune, on va trouver des ajustements et des spécificités liés à la structure et son organisation. Dans une TPE, l’office manager va assurer seul ses missions, en faisant appel à des prestataires externes. Plus l’entreprise est grosse, plus l’équipe sera étoffée. L’office manager va s’appuyer sur d’autres compétences en interne, que ce soit celles des collègues transversaux, ou qu’il s’agisse d’une équipe qu’il va encadrer.

De plus, étant donné que l’office manager assure les fonctions supports pour permettre à l’entreprise d’être pleinement fonctionnelle, ses missions varient selon l’activité de la structure. Par exemple, lorsque j’étais office manager dans une association, j’avais également en charge la gestion des adhésions, le suivi des réunions statutaires, les appels de cotisation… là où un office manager en production pourra se voir confier la gestion des stocks ou des approvisionnements.

RO : Quel est le positionnement de l’office manager en entreprise aujourd’hui ? Quelles sont les différences avec l’assistanat de direction ?

IM : La mission principale de l’office manager est de délester la direction d’un certain nombre de responsabilités. C’est un facilitateur qui coordonne les intervenants internes (collègues et/ou collaborateurs) et externes (fournisseurs et partenaires). Il libère également les opérationnels des contraintes matérielles pour qu’ils puissent se centrer sur leur cœur de métier.

Schématiquement, on pourrait dire qu’un assistant de direction prépare les dossiers, alors que l’office manager les gère de bout en bout. Cela implique un plus haut niveau de responsabilités et une plus grande autonomie : c’est un adjoint plus qu’un assistant. Dans mon parcours, le métier d’assistant de direction a été une passerelle vers les responsabilités de l’office manager.

RO : Pensez-vous que, comme de nombreux métiers en ce moment, celui-ci va continuer de se transformer (du fait de la digitalisation, des modes de travail à distance…) ?

IM : Effectivement, il s’agit d’une fonction identifiée comme « télétravaillable » pour la plupart des missions qu’elle recouvre. C’est toute une organisation à revoir. Les rendez-vous avec les partenaires et clients qui tendent vers de la visioconférence, le suivi des dossiers qui vont devoir de plus en plus être dématérialisés, le management qui s’effectue en partie (ou en totalité) à distance… Sans compter la situation actuelle qui génère des absences dans les équipes et parmi les interlocuteurs. Ces facteurs qui vont nécessiter d’autant plus d’organisation et d’agilité.

L’office manager s’inscrit pleinement dans la transformation digitale : gérer les documents électroniques, dématérialiser les documents papier, maîtriser le management à distance, adapter ses méthodes de communication… Les challenges pour les temps à venir sont multiples !

RO : Y a-t-il des profils de personnes particulièrement à même d’embrasser cette carrière ? Quelles sont les qualités, les compétences requises selon vous ?

IM : On retrouve souvent sur ce poste des gens au parcours plutôt atypique. Ils ont une expérience variée et éclectique, et n’ont pas peur de la nouveauté et du challenge. Ces expériences forment une base idéale car l’office manager doit avoir de la ressource, être autonome et savoir prendre des initiatives, être organisé, adaptable et agile.

Il doit surtout intégrer des savoir-être et savoir-faire transversaux :

Il doit également maîtriser des savoir-faire techniques tels que la gestion budgétaire, comptable, fiscale, sociale, la gestion des moyens généraux, le suivi et l’entretien des bâtiments… Il ne s’agit pas d’être un expert dans ces domaines, mais un généraliste qui connaît suffisamment les différentes composantes de son entreprise. Par exemple, sur l’aspect RH, il ne s’agit pas de s’improviser juriste en droit du travail, mais il faut avoir en tête les obligations notamment réglementaires. Par exemple lors d’une embauche : préparer le contrat, effectuer la DUE, anticiper l’accueil du salarié…

RO : Que recommanderiez-vous à une personne souhaitant évoluer vers la fonction d’office manager. Préparation, positionnement, formation continue ?

IM : D’abord, j’inviterais cette personne à identifier ses forces : « ai-je déjà (en partie) ce type de savoir-être indispensable à ma future fonction ? Suis-je à l’aise sur l’aspect relationnel ? Suis-je quelqu’un d’organisé et d’adaptable ? »

Vous avez ces ressources en vous ? Il ne reste « plus qu’à » les développer !

Le futur office manager doit se préparer à gérer une charge de travail importante. Compter le stress qui en découle, travailler sa posture et son assertivité ou encore sa facilité relationnelle.

Il peut être utile de compléter ces soft skills par une formation généraliste, notamment sur les domaines qu’il connaît moins. À nouveau, il ne s’agit pas de devenir expert mais de comprendre les enjeux et les composantes essentielles des différents aspects de la gestion d’entreprise : stratégie et entreprenariat, droit et réglementation, finance et comptabilité, management et ressources humaines, marketing et contrôle de gestion…

Enfin, il est important d’avoir conscience que l’office manager ne sera pas mis sur le devant de la scène. C’est un professionnel efficace et discret qui donne à ses collègues en première ligne les moyens d’être opérationnels. On ne le voit pas, son travail est méconnu… Souvent les autres ne s’en rendent compte que lorsqu’il est absent ! Il est donc indispensable d’avoir beaucoup d’estime de soi, de confiance en soi, et d’être capable de se donner à soi-même de la reconnaissance.

RO : Un conseil bonus pour nos lecteurs ?

IM : Vous souhaitez donner un « coup d’accélérateur » à votre carrière ? Vous hésitez ? Je ne peux que vous inciter à tenter l’aventure ! Pour ma part, je n’oublierai jamais mon entretien de recrutement sur ce poste en 2006. J’ai demandé à mon futur Directeur et mon futur Président : « Je n’arrive pas bien à comprendre quelles seront mes missions ? ». Et ils m’ont répondu : « C’est normal, on ne sait pas nous-mêmes ! C’est pour ça qu’on veut quelqu’un qui soit capable de s’adapter à tout ». Et c’est ainsi que j’ai démarré dans cette fonction : j’ai créé le poste étape par étape, avec de nouveaux challenges tous les jours, des surprises agréables, moins agréables, mais toujours intéressantes, je ne me suis jamais ennuyée ! En tant qu’office manager, on se réinvente tous les jours, c’est passionnant. Alors allez-y, foncez !


Pour se former :

Isabelle Morin - experte ORSYS Isabelle Morin a commencé sa carrière en tant qu’assistante de direction, puis a poursuivi son parcours en tant qu’office manager, puis consultante en gestion administrative et financière et finalement chef d’entreprise. Elle intervient aujourd’hui en formation, coaching, co-développement en s’appuyant sur les compétences acquises à travers ses différentes expériences professionnelles, sociales et personnelles. Isabelle Morin intervient sur l’efficacité professionnelle, le management, le relationnel dans les équipes, et le développement personnel.

 

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2 commentaires sur “Office manager : le « chef d’orchestre » de l’entreprise

  • Catherine SOREL

    Bonjour,
    Je suis assistante de direction dans une structure associative de 42 ETP et je m’interroge beaucoup actuellement sur la réelle définition de mon poste et de mes missions qui me semblent correspondre davantage à un poste d’office manager qu’assistante de direction.
    J’aimerais pourquoi pas pouvoir échanger avec Mme Isabelle MORIN à ce sujet.
    Merci de votre retour.

    • Rédaction d'ORSYS Auteur de l’article

      Bonjour,

      merci pour votre commentaire. N’hésitez pas à contacter nos conseillers au 01 49 07 73 73. Ils pourront vous aiguiller vers la meilleure solution pour vous.

      Nous vous souhaitons une très bonne journée
      L’équipe ORSYS