Archives du jour : 8 décembre 2020


Office management - ORSYS 2
Temps de lecture : 5 minutes « En tant qu’office manager, on se réinvente tous les jours, c’est passionnant. » Dans un article de 2017, la rédaction ORSYS mettait en lumière une fonction peu connue voire peu comprise : l’office manager. En 2020, qu’en est-il ? Ce métier génère-t-il des vocations ? Les missions de l’office manager ont-elles évolué depuis ? Nous faisons le point avec Isabelle Morin*, formatrice et coach. Rédaction ORSYS : vous venez de monter un programme de formation sur l’office management avec ORSYS, comment définissez-vous cette fonction ? IM : L’office manager est le bras droit de la Direction sur toute la partie coordination et fonctions supports. Il peut être décrit comme le « chef d’orchestre » de l’entreprise. Il ne sait pas jouer de tous les instruments de musique mais il sait coordonner tous les intervenants, donner à chacun ce dont il a besoin pour travailler, souligner les points de vigilances… Concrètement, la « musique » qui est jouée ici relève de plusieurs missions : coordination interne et externe ; management et gestion de projet ; pilotage administratif et financier ; moyens généraux, gestion des locaux… RO : Peut-on dire qu’il existe plusieurs types d’office management selon la taille de l’entreprise, le secteur d’activité, l’organisation interne… ? IM : En effet, et sur cette base commune, on va trouver des ajustements et des spécificités liés à la structure et son organisation. Dans une TPE, l’office manager va assurer seul ses missions, en faisant appel à des prestataires externes. Plus l’entreprise est grosse, plus l’équipe sera étoffée. L’office manager va s’appuyer sur d’autres compétences en interne, que ce soit celles des collègues transversaux, ou qu’il s’agisse d’une équipe qu’il va encadrer. De plus, étant donné que l’office manager assure les fonctions supports pour permettre à l’entreprise d’être pleinement fonctionnelle, ses missions varient selon l’activité de la structure. Par exemple, lorsque j’étais office manager dans une association, j’avais également en charge la gestion des adhésions, le suivi des réunions statutaires, les appels de cotisation… là où un office manager en production pourra se voir confier la gestion des stocks ou des approvisionnements. RO : Quel est le positionnement de l’office manager en entreprise aujourd’hui ? Quelles sont les différences avec l’assistanat de direction ? IM : La mission principale de l’office manager est de délester la direction d’un certain nombre de responsabilités. C’est un facilitateur qui coordonne les intervenants internes (collègues et/ou collaborateurs) et externes (fournisseurs et partenaires). Il libère également les opérationnels des contraintes matérielles pour qu’ils puissent se centrer sur leur cœur de métier. Schématiquement, on pourrait dire qu’un assistant de direction prépare les dossiers, alors que l’office manager les gère de bout en bout. Cela implique un plus haut niveau de responsabilités et une plus grande autonomie : c’est un adjoint plus qu’un assistant. Dans mon parcours, le métier d’assistant de direction a été une passerelle vers les responsabilités de l’office manager. RO : Pensez-vous que, comme de nombreux métiers en ce moment, celui-ci va continuer de se transformer (du fait de la digitalisation, des modes de travail à distance…) ? IM : Effectivement, il s’agit d’une fonction identifiée comme « télétravaillable » pour la plupart des missions qu’elle recouvre. […]

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