Managers, développez vos qualités organisationnelles 2


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Organisation équipe management - ORSYS

Allier performance et bien-être au travail, c’est avant tout être capable de faire atteindre des objectifs à son équipe tout en sachant la ménager. Cela passe autant par un sens des priorités bien affûté que par un sens de l’organisation à toute épreuve. C’est une part importante du travail de manager. Tel un chef d’orchestre, il doit savoir mettre en place une organisation de travail efficace qui conviendra à toute son équipe. Et dans ce domaine, tout est une question de posture managériale. Nathalie Levy* nous en parle.

Organisation et dynamique de groupe

Une équipe de travail possède une dynamique bien spécifique, propre aux individus qui composent le groupe, à son histoire, etc. Le rôle du manager est, avant toute chose, de comprendre la dynamique de son équipe et de faire en sorte que celle-ci devienne une synergie. Pour cela, le manager doit donner des repères en usant de quelques méthodes :

  • se mettre d’accord sur des règles de vie et des objectifs communs. Ceci afin de générer une homogénéité indispensable au groupe ;
  • faire connaissance avec ses collaborateurs. Le manager doit absolument les cerner afin d’affiner une communication adéquate et surtout efficace. Les points essentiels à la mise en place d’une communication pertinente sont :
  • cerner les personnalités de l’équipe ;
  • identifier les compétences de chacun (points forts, points faibles) ;
  • prendre connaissance des attentes des collaborateurs.
  • communiquer de manière authentique et cohérente pour permettre une confiance indispensable à l’entente de l’équipe ;
  • répartir le travail équitablement et de façon pertinente en fonction des profils (compétences, attentes…) de chacun.

L’interaction que le manager arrivera alors à susciter sera le ciment du groupe et permettra donc (ou pas) de se rapprocher des objectifs établis collectivement car, à l’image des sports collectifs, allier les forces de chacun fait l’efficacité de tous.

Organisation et gestion du temps

La gestion du temps dans l’organisation est bien souvent le nerf de la guerre. Si celle-ci est un problème, il faut commencer par décomposer le temps. Cela permet de visualiser l’ensemble des difficultés et/ou dysfonctionnements. Déconstruire le temps de travail peut se faire en :

  • listant les missions en trois catégories : les urgences, les priorités et le reste ;
  • quantifiant les tâches de l’équipe : combien de temps passé en réunion, combien de temps à répondre aux e-mails… mais aussi en apprenant à quantifier la perte de temps (téléphone, interruptions, réunions, etc.) ;
  • listant les types de missions et leurs objectifs. Seules auront vraiment de l’intérêt les missions qui ne sont pas urgentes mais qui sont importantes (elles sont donc à planifier) ;
  • définissant des urgences récurrentes : celles-ci deviennent alors les missions ordinaires.

Pour gérer efficacement le temps de travail et les missions de son équipe, le manager doit être capable de se remettre en question. Sa posture doit être celle de l’observation, de l’analyse puis de l’organisation. Donc, il doit savoir aller au-delà de ses appréciations personnelles et ses propres émotions pour mesurer et adapter en fonction des compétences et des personnalités de chacun. C’est le management situationnel.

Enfin, organiser c’est planifier : priorités, équipes, calendriers, e-mails… Il s’agit avant tout d’attribuer les tâches en fonction des compétences et dans un ordre défini par le manager. Cet ordre, qu’il soit logique ou non pour le reste de l’équipe, sera respecté si le manager est crédible. Et pour faire valoir cette crédibilité, il faut avoir rassuré concernant ses compétences managériales.

L’organisation, une question de qualités managériales

Quel est le rôle d’un manager s’il n’est pas celui de s’impliquer dans le bon fonctionnement de son équipe ? Une partie de sa tâche est de mettre en œuvre certains principes communicationnels et organisationnels.

D’un point de vue organisationnel :
  • analyser les missions et les compétences ;
  • faire des réunions efficaces : brèves et concises ;
  • appliquer des méthodes telles que les objectifs SMART ;
  • jauger avec pertinence le degré de délégation possible en s’aidant de la motivation, de l’autonomie attribuée et des compétences de chacun.
D’un point de vue communicationnel :
  • interagir souvent avec son équipe ;
  • échanger fréquemment avec ses collaborateurs de façon constructive ;
  • anticiper et gérer les conflits ;
  • faire des feedbacks réguliers ;
  • appliquer une communication assertive.

Ces deux aspects du travail de manager sont les bases d’une organisation fonctionnelle et pérenne. Avec des outils accessibles, le manager a tous les moyens pour mettre en œuvre un plan d’action  servant à définir les buts et les enjeux du travail de l’équipe. Il s’agit d’élaborer, ensemble, un tableau de bord qui permettra des prévisions organisationnelles, de valoriser les performances, et de faire apparaître l’homogénéité du groupe.

Enfin, le manager est également celui par qui passe la conduite du changement et l’amélioration des résistances rencontrées.  Il s’agit donc tout autant d’un travail pédagogique que de communication authentique : pas de langue de bois. Les collaborateurs ne sauraient s’y laisser prendre.

Ainsi, le rôle du manager est complexe, mais peut toutefois tenir en un mot : orchestration. Il met à l’unisson, il règle les désaccords, il rythme, il connaît et reconnaît chacun de ses collaborateurs pour faire aboutir un projet commun. Cela n’exclut pourtant pas d’éventuels obstacles ou résistances parfois difficiles à identifier. Il peut alors s’appuyer sur des éléments tels que le taux d’absentéisme, le degré d’engagement de ses collaborateurs, etc., pour affiner son plan d’action petit à petit et ainsi piloter les projets avec succès.


Pour se former :

Nathalie Lévy - ORSYS

*Lévy Nathalie

Consultante en systèmes d’informations, Nathalie met plus de 20 ans d’expérience en tant que consultante formatrice en management transversal au profit des organisations, sur des sujets de conduite au changement, de gestion de crise et des conflits ainsi que d’accompagnement à la transformation. Elle aime la transmission  et anime ses formations avec beaucoup d’ingénierie pédagogique.

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2 commentaires sur “Managers, développez vos qualités organisationnelles

  • CADET Catherine

    Bonjour,
    Je suis consultante MOE, AMOA et je souhaite acquérir des compétences managériales afin d’ouvrir mes possibilités de mission.
    J’ai l’habitude de travailler avec des équipes diverses en SSII.
    Quelles sont les formations les plus adaptées ( langues et méthodes incluses) si je souhaite occuper des postes de manager ?
    Merci pour vos retours