Archives du jour : 18 juin 2020


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Temps de lecture : 4 minutes Article publié pour la 1ère fois le 4 octobre 2019 Vous avez certainement déjà entendu ce terme : réunionite. Elle est un des maux de l’entreprise qui se voudrait moderne mais qui ne s’en donne pas les moyens décisionnels. On estime qu’un cadre passe 16 années de sa vie en réunion*. Les réunions sont un aspect important des processus de travail en entreprise. Toutefois, on s’en plaint de plus en plus en exprimant une « perte de temps », « pas d’intérêt »… On se plaint aussi d’y passer trop de temps alors qu’en réalité, on n’y passe pas le temps qu’il faut. Alors quelle est la recette des réunions réussies ? Les réunions, ça sert à quoi ? Il semble important de rappeler qu’une réunion est un outil de travail et non une finalité. Elle est le moyen de tirer partie de l’intelligence collective et d’entrer en synergie. Elle sert à construire ensemble. On peut distinguer deux types de réunions : Les réunions d’information Les réunions de consultation/décision Les objectifs d’une réunion sont de l’ordre de l’échange. C’est l’occasion de donner de l’information et de mettre en commun. Celui qui part du principe qu’une réunion sert à « transmettre la connaissance » risque une réunion improductive. Car une réunion ne remplit ses objectifs que si elle est interactive.  C’est un lieu de débat. Et si le nombre de participants (trop élevé) ne le permet pas, il est important de prévoir un espace de questions à la fin de façon à les rendre acteurs. C’est d’ailleurs une question cruciale de la réunion : qui doit y participer ? L’essentiel étant que les présents se sentent concernés. Un participant qui subit la réunion parce qu’il est trop passif est un poids mort pour l’ensemble de la réunion. Préparer ses réunions Il n’y a pas de bonne réunion sans préparation. Ce principe vaut autant pour l’organisateur/l’animateur que pour les participants. Préparer une réunion, cela consiste avant tout en : Définir des objectifs Établir un ordre du jour Choisir les participants en ce sens Structurer la réunion (introduction, développement, conclusion) Pour permettre aux différents acteurs de bien préparer la réunion, il faut savoir susciter un sentiment de coresponsabilité et les intéresser aux questions qui y seront soulevées. Mais si le participant se demande pourquoi il est convié, c’est qu’a priori, sa participation ne sera pas bénéfique. Avoir une place dans une réunion, c’est avoir une valeur ajoutée certifiée (expertise, question pertinente, information, savoir-faire…) et de la partager. Préparer une réunion, c’est également prendre en main les aspects suivants : La logistique : une salle confortable (grande, fenêtres, chaises et tables, matériel fonctionnel…) Les supports : cela passe par un support adéquat (tableau blanc pour les brainstormings, projecteur, PowerPoint pour la communication visuelle, polycopiés pour les informations conséquentes…) L’environnement : un horaire approprié (plutôt le mardi matin que le vendredi après-midi), un climat de confiance (que chacun se sente libre de parler sans être jugé ou critiqué) S’assurer de la faisabilité de la réunion dans le temps prévu pour. La dynamique de groupe Enfin, un dernier élément important d’une réunion est […]

L’art de faire des réunions efficaces