Onboarding : comment bien intégrer les nouveaux collaborateurs ? 2


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Onboarding : comment bien intégrer les nouveaux collaborateurs ?

Ce n’est plus à prouver : pour que des projets d’équipe aboutissent, il faut nourrir des objectifs communs mais aussi un sentiment de cohésion et d’appartenance à une même équipe. Et ce sentiment d’appartenance ne commence pas à la fiche d’objectifs à remplir par les salarié.e.s mais bel et bien dès les premières minutes de son embauche, c’est-à-dire avant même qu’il.elle soit dans les locaux. Sylvie Thibault*, experte RH nous parle des bonnes pratiques en matière d’onboarding, c’est-à-dire d’intégration des nouveaux collaborateurs.

Onboarding : accueil et formation d’un.e nouveau.lle collaborateur.trice

Pourquoi est-ce important ? Parce qu’une étude* montre que la moitié des jeunes recruté.e.s quitte l’entreprise dans les 18 mois, notamment parce que l’intégration n’est pas réussie.

Mais qu’entend-on par « onboarding » ? Au-delà d’un sentiment d’appartenance à l’entreprise, il s’agit d’une mise en situation. Et à ce sujet, le nouveau décret de la formation permet de considérer la mise en situation d’un.e salarié.e comme un temps de formation. À titre d’exemple, c’est quelque chose de déjà beaucoup utilisé pour les équipes commerciales. En effet, quoi de plus normal que de les former à la culture et aux valeurs de l’entreprise, mais également à ses produits pour leur permettre de les vendre le mieux possible ? Ce principe est pourtant valable pour tous les collaborateurs et collaboratrices d’une entreprise qui défendent les mêmes objectifs globaux. Car, si les compétences des salarié.e.s sont en théorie applicables à toutes les entreprises, il reste un univers entier à apprivoiser (fournisseurs, repères, relations, jargon, histoire, produit…).

L’importance pour l’entreprise d’intégrer ses nouvelles recrues est donc évidente. Il s’agit un peu de perdre du temps au départ pour en gagner sur le long voire le moyen terme. Car rappelons qu’une erreur de recrutement coûte cher à une entreprise mais un bon recrutement qui se solderait par un échec en coûte tout autant.

Accueillir et intégrer une nouvelle recrue

Une nouvelle arrivée se prépare. Cela n’aura échappé à aucun service, mais encore faut-il le faire jusqu’au bout. Toute nouvelle personne se fera une idée de sa nouvelle entreprise dans les vingt premières secondes de son arrivée et cette impression peut s’avérer très mauvaise, ce qui ne sera que le premier signe d’une éventuelle démission. Voici un petit florilège des erreurs les plus fréquentes :

  • Oublier son arrivée
  • Le manager a posé un jour de repos
  • Le matériel n’est pas prêt
  • Les collègues ne sont pas prévenu.e.s
  • L’accueil/la réception de l’entreprise ne sont pas prévenus

Or, un onboarding demande l’implication de plusieurs services et de communiquer à différents niveaux tant auprès de la nouvelle recrue qu’auprès des autres collaborateurs et collaboratrices.

On rappelle quelques indispensables :

  • La présence du ou de la chef.fe de service
  • La rédaction d’une note de service prévenant de l’arrivée d’une personne à tel poste
  • Une réunion d’équipe la veille de l’arrivée pour une répartition des rôles, des missions (et, éventuellement, désigner un « parrain » ou une « marraine » par exemple)
  • Prendre le temps de déjeuner avec cette nouvelle personne le premier midi

Les documents à préparer :

  • Un livret d’accueil
  • Un règlement intérieur (essentiellement pour le mode de fonctionnement de l’entreprise)

L’administratif et la logistique :

  • Le contrat de travail prêt à être signé
  • Les badges d’accès
  • Le mobilier
  • Le matériel utile aux missions

Si jamais, pour l’une ou l’autre raison, quelque chose devait ne pas être prêt, il est essentiel d’expliquer le manquement.

Accompagner la nouvelle recrue

Une fois que les éléments « fixes » sont prêts, il faut considérer l’onboarding sur un second plan : celui de l’accompagnement. En effet, intégrer un.e collaborateur.trice, ce n’est pas seulement l’accueillir et lui préparer son poste de travail. C’est avant tout lui faire sentir qu’il.elle a une place bien précise et un rôle à jouer dans l’entreprise.

Expliquer les attentes

  • Communiquer une fiche de poste mise à jour
  • Expliquer les missions qu’il ou elle aura
  • Donner un objectif clair pour commencer
  • Expliquer les rôles de chacun, qui est qui
  • Lui faire rencontrer les différent.e.s collaborateurs.trices. S’il lui sera impossible de se souvenir de tout le monde, l’intérêt réside plutôt dans le fait de marquer sa place et son rôle auprès de ses collègues

Préparer un planning

  • Fixer des échéances
  • Faire des points réguliers (pour son adaptation, ses frustrations, ses missions…) et ne pas attendre la fin de la période d’essai

Mobiliser l’équipe

  • Prévenir l’équipe de l’arrivée d’un.e nouveau.lle collègue
  • Définir ou redéfinir les périmètres de chacun
  • Désigner un coach/parrain/tuteur qui soit disponible pour l’accompagner dans la vie de l’entreprise

Bien que tout cela contribue grandement à un bon onboarding, il faut garder à l’esprit qu’une prise de poste peut être plus longue qu’une période d’essai, en raison de missions rares et/ou occasionnelles, par exemple. Une année est une estimation raisonnable pour évaluer l’onboarding d’un.e collaborateur.trice à condition que l’entreprise l’adapte à un poste (et pas l’inverse). L’évaluation du collaborateur ne peut se faire qu’à travers des objectifs. Et ceux-ci ne peuvent être fixés qu’une fois la personne formée, autrement dit après la période d’essai, une fois que les compétences sont vérifiées.

L’onboarding d’une nouvelle recrue ne se résume donc pas à l’accueillir (même s’il s’agit d’une étape cruciale) mais bien à tout un accompagnement qui se fait sur la durée. Lui laisser prendre le temps de faire sa place et de s’adapter à la vie de l’entreprise en étant à ses côtés. Parce que plus qu’un poste à pourvoir qui demande des compétences spécifiques, il s’agit de collaborer avec cette nouvelle personne et donc de construire une véritable relation de travail.

Liens vers nos formations : Sylvie Thibault - ORSYS *Sylvie Thibault, spécialiste du développement personnel. Avec un master en programmation neurolinguistique, elle accompagne et forme notamment au lâcher-prise.  Mais elle forme également en techniques de communication et management.
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2 commentaires sur “Onboarding : comment bien intégrer les nouveaux collaborateurs ?

    • Rédaction d'ORSYS Auteur de l’article

      Bonjour,

      merci pour votre commentaire. Nous avons communiqué votre demande au service concerné, vous serez contactée dans les plus brefs délais.

      Bonne journée