L’art de faire des réunions efficaces


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L’art de faire des réunions efficaces

Vous avez certainement déjà entendu ce terme : réunionite. Elle est un des maux de l’entreprise qui se voudrait moderne mais qui ne s’en donne pas les moyens décisionnels. On estime qu’un cadre passe 16 années de sa vie en réunion*. Les réunions sont un aspect important des processus de travail en entreprise. Toutefois, on s’en plaint de plus en plus en exprimant une « perte de temps », « pas d’intérêt »… On se plaint aussi d’y passer trop de temps alors qu’en vrai, on n’y passe pas le bon temps. Alors quelle est la recette des réunions réussies ?

Les réunions, ça sert à quoi ?

Il semble important de rappeler qu’une réunion est un outil de travail et non une finalité. Elle est le moyen de tirer partie de l’intelligence collective et d’entrer en synergie. Elle sert à construire ensemble.

On peut distinguer deux types de réunions :

  • Les réunions d’information
  • Les réunions de consultation/décision

Les objectifs d’une réunion sont de l’ordre de l’échange. C’est l’occasion de donner de l’information et de mettre en commun. Celui qui part du principe qu’une réunion sert à « transmettre la connaissance » risque une réunion improductive. Car une réunion ne remplit ses objectifs que si elle est interactive.  C’est un lieu de débat. Et si le nombre de participants (trop élevé) ne le permet pas, il est important de prévoir un espace de questions à la fin de façon à les rendre acteurs.

C’est d’ailleurs une question cruciale de la réunion : qui doit y participer ? L’essentiel étant que les présents se sentent concernés. Un participant qui subit la réunion parce qu’il est trop passif est un poids mort pour l’ensemble de la réunion.

Préparer ses réunions

Il n’y a pas de bonne réunion sans préparation. Ce principe vaut autant pour l’organisateur/l’animateur que pour les participants.

Préparer une réunion, cela consiste avant tout en :

  • Définir des objectifs
  • Établir un ordre du jour
  • Choisir les participants en ce sens
  • Structurer la réunion (introduction, développement, conclusion)

Pour permettre aux différents acteurs de bien préparer la réunion, il faut savoir susciter un sentiment de coresponsabilité et les intéresser aux questions qui y seront soulevées. Mais si le participant se demande pourquoi il est convié, c’est qu’a priori, sa participation ne sera pas bénéfique. Avoir une place dans une réunion, c’est avoir une valeur ajoutée certifiée (expertise, question pertinente, information, savoir-faire…) et de la partager.

Préparer une réunion, c’est également prendre en main les aspects suivants :

  • La logistique : une salle confortable (grande, fenêtres, chaises et tables, matériel fonctionnel…)
  • Les supports : cela passe par un support adéquat (tableau blanc pour les brainstormings, projecteur, PowerPoint pour la communication visuelle, polycopiés pour les informations conséquentes…)
  • L’environnement : un horaire approprié (plutôt le mardi matin que le vendredi après-midi), un climat de confiance (que chacun se sente libre de parler sans être jugé ou critiqué)
  • S’assurer de la faisabilité de la réunion dans le temps prévu pour.

La dynamique de groupe

Enfin, un dernier élément important d’une réunion est la dynamique de groupe. Nous avons déjà évoqué l’importance de choisir des participants concernés par le sujet de la réunion et surtout la nécessité de les faire se sentir concernés.

C’est davantage le rôle de l’organisateur/animateur qui doit veiller à cela en amont de la réunion. Pour autant, il n’a pas le contrôle absolu de la dynamique de groupe qui opérera. Et c’est pour cette raison que, tel un maître de jeu, l’animateur doit veiller à énoncer des règles simples (mais fondamentales) sur le déroulement de la réunion (ordre du jour, plan de la réunion, respect de l’autre et des opinions, ne pas couper la parole, etc.). Car c’est bien l’animateur qui communique son énergie, si ces règles sont rappelées dès le départ, elles ne s’appliqueront que mieux.

C’est une composante de la contamination comportementale. Celle-là même que l’organisateur/animateur doit gérer tout au long de la réunion en canalisant les différentes énergies.

Éviter les pièges de la dynamique de groupe

Parmi les pièges à éviter lors des réunions :

  • Les digressions en tout genre
  • Le manque de respect envers les collaborateurs
  • L’ennui

En revanche, l’animateur peut toujours utiliser quelques procédés simples comme la valorisation, vérifier l’adhésion du groupe, jongler avec les ego des uns et des autres, faire preuve d’écoute et d’empathie…. Parce que toutes les méthodes et tous les points de vue méritent d’être écoutés.

Une réunion ne porte ses fruits que si l’animateur est lui-même capable de remise en question. Comme déjà évoqué, la réunion est un lieu de débat et d’échange, en aucun cas le lieu où imposer sa vision des choses.

Le principe d’une réunion repose sur le rapport du collaboratif face à l’individualisme. Lieu avant tout ouvert à la discussion, l’intérêt de faire une réunion comme celui de la dynamique de groupe doit avant tout refléter l’importance qu’ont les gains pour l’entreprise avant le bénéfice personnel. C’est donc replacer la question de l’individualisme dans le projet de l’entreprise : faire comprendre que l’intérêt collectif est celui de l’individu et fédérer autour d’un projet commun.

*étude du cabinet Perfony (2014)

Nos formations dans ce domaine :

Beyer Patrice - ORSYS

Patrice Beyer

Spécialisé dans les techniques de communication interpersonnelle et  ingénieur de formation. Fort de l’exercice et de l’expérience de responsabilités techniques, commerciales et marketing dans les services et l’industrie des hautes technologies (Informatique et Telecom), en France et à l’international, il se consacre depuis 2006 au conseil et à la formation à la communication interpersonnelle.

Un domaine riche et complexe, composant essentiel de la vie en entreprise.

Outre son activité de formation en entreprises ou dans l’enseignement supérieur, il coache cadres et dirigeants d’entreprises.

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