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3 méthodes pour prioriser ses tâches

Gagner du temps, gérer son temps… Un des vrais luxes dans une vie professionnelle est d’avoir le temps de tout faire. Pour autant, il est souvent facile de reporter ou de mettre de côté certaines tâches. Il devient alors facile d’être débordé.e. Il existe pourtant des méthodes simples et efficaces pour prioriser telle que la hiérarchisation des tâches pour éviter cette sensation de « trop ». Frédéric Mureau*, expert ORSYS en développement personnel, nous en parle.

Mettre en place des objectifs SMART

Qu’appelle-t-on « objectifs SMART » et comment ça marche ?

Il s’agit d’une méthode mnémotechnique pour construire des indicateurs motivants et impliquants, destinée à se fixer des objectifs.

Son principe est simple, SMART est l’acronyme des cinq questions à se poser pour donner sa priorité à une tâche ou un objectif.

  • Spécifique : savoir détailler l’objectif à définir avec précision (réduire de x par rapport à…)
  • Mesurable : chiffrer pour pouvoir mesurer deux choses : l’avancement du projet et son aboutissement
  • Ambitieux : cela signifie suffisamment « attrayant » pour qu’il soit accepté. Et donc être prêt.e à fournir les efforts indispensables à son accomplissement.
  • Réaliste : l’est-il (réalisable) ? Et se donner toutes les possibilités de sa réalisation, tant au niveau organisationnel que des ressources (compétences…)
  • Temporel : critère non négociable de hiérarchisation. Il est nécessaire de définir des éléments « temps » précis comme la durée, la date, l’échéance… mais aussi des éléments moins précis  comme des étapes et des cycles.

Prioriser demande d’avoir une vue d’ensemble

Tout est question de recul. Celui-ci est nécessaire parce que le quotidien oblige tout un chacun à passer l’essentiel de son temps à courir après le temps (travail, enfants, courses, maison, vie sociale…). Tout cela pour finir par se sentir submergé.e.

Prendre du recul est un des fondamentaux du bien-être et du lâcher prise. Mais c’est aussi quelque chose de souvent difficile à appliquer, mais pas impossible. Ainsi, commencer par :

  • Avoir conscience de la réalité du moment, être observateur.trice (situation, difficulté, perspective…).
  • Faire un état des lieux : mesurer en détail les événements, l’instant et les conséquences.
  • Clarifier le sens. Quelle suite donner à cela ? Comment devenir contributeur.trice pour soi ? Pour la tâche en elle-même ?
  • S’engager. Comment agir en conséquence ? Comment être responsable de ses choix.

Pour y arriver, il est primordial de s’obliger à « ralentir ». C’est un ajustement qui demande de changer ses habitudes. Il faut donc « s’obliger à » trouver de nouvelles recettes qui, elles-mêmes, nous demandent de (re)penser l’urgence sous un nouvel angle : c’est relativiser, pour comprendre que l’urgence n’existe que dans la mesure où il devient un diktat. L’urgence appelle une attitude d’empressement inefficace. Apprendre la pondération et être méthodique deviennent les alliés de l’organisation. Il est ainsi essentiel d’appliquer l’analyse (SMART) à chacune de nos tâches ; et en amont de réaliser que cette analyse ne peut naître que si l’on prend le temps de la faire. Autrement dit, il faut marquer un temps d’arrêt pour mieux envisager les options possibles et dans quelles mesures s’engager dans chacune des tâches listées.

Des outils pour aider à hiérarchiser

La matrice d’Eisenhower

Il s’agit d’un outil de priorisation des tâches à effectuer sur une période donnée. Le principe est assez simple. Il faut distinguer quatre types essentiels de tâches :

  • Urgentes
  • Importantes
  • Non urgentes
  • Non importantes

Cette matrice permet de classer les tâches pour mieux les prioriser. La seconde étape, c’est bien sûr d’appréhender chaque type de tâche.

La check-list

C’est facile à faire : il s’agit de la liste des tâches à réaliser. Du simple pense-bête à une véritable méthode de travail, elle peut distinguer ce qu’il faut faire de comment le faire.

Elle peut être :

  • Une liste de choses que l’on rédige sur une période donnée (ex : liste de courses…), qui sont à réaliser en les nommant.
  • Une liste préétablie de tâches enchaînées et nécessaires pour lesquelles agir (qui font référence) et qu’il suffit alors de cocher. Et qui servira alors pour l’action à réaliser ensuite.

Enfin, la check-list a l’avantage d’être une méthode rodée et de pouvoir s’appliquer à peu près à n’importe quoi : vie professionnelle et vie personnelle peuvent donc s’y entremêler pour divers projets. Mais il va être rapidement difficile de bien nuancer un certain ordre de choses à réaliser et de pouvoir les absorber. Il devient plus judicieux de faire plusieurs listes.

S’organiser, hiérarchiser et prioriser sont autant d’éléments fondamentaux pour éviter de se sentir submergé.e par la charge de travail et de créer un déséquilibre vie privée/vie perso. Pour pallier un manque de sens de l’organisation et commencer à prioriser… Pas de panique donc ! Cela s’apprend !

Nos formation:s dans ce domaine :  

Après une quinzaine d’années dans le secteur commercial, il devient manager dans les DOM-TOM puis intervenant-formateur à son retour en France en 1998. Depuis, il coache et accompagne en entreprise.

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