PME : 6 conseils pour organiser vos achats (et pourquoi c’est important !)


Share Button
PME : 6 conseils pour organiser vos achats (et pourquoi c’est important !)

Si le métier des achats a été propulsé au-devant de la scène dans les grands groupes, il reste encore méconnu auprès des petites et moyennes entreprises (PME). Mais la concurrence, les réglementations, les obligations de performance… incitent nombre d’entre elles à s’organiser. Revue de conseils avec Martine Pallot*, évaluatrice label Relations fournisseurs et achats responsables.

1. Opter pour une approche globale et stratégique

Les PME, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, doivent se doter d’une approche globale : elles doivent connaître toutes leurs dépenses. Si certaines ont parfois mis sous contrôle les achats directs, beaucoup n’ont pas connaissance des achats effectués par leurs divers services (achats indirects). Or, il existe ici des gisements d’économie particulièrement importants…

Plus de 50 % du chiffre d’affaires passe par les achats ! Les PME incluent naturellement dans leurs achats ce qui concerne la production, mais elles « oublient » de considérer que le logiciel qui permet d’établir les fiches de paie, ou le prestataire qui les établit, etc. sont des achats. Énergies, assurances, frais bancaires, achats de prestations, main-d’œuvre… tout doit être « tracé ».

Puis, pour chaque achat, il faut analyser les coûts : c’est l’approche stratégique. Il s’agit ici de comprendre les frais générés par l’acte d’achat. Le coût global inclut les frais d’approvisionnement, les coûts de stock, les frais de comptabilité (facturation, gestion de la commande…). Au final, une facture de 30 euros peut « coûter » à l’entreprise le même montant qu’une facture de 30 000 euros.

2. Se doter des bons outils

L’identification des dépenses et des parties prenantes va permettre de les cartographier. Cette cartographie aide à avoir une visibilité des volumes des achats (notamment indirects) et sur les « acheteurs » de l’entreprise. L’objectif est de mettre en place l’organisation ad hoc, celle qui simplifie et fait gagner en efficacité.

L’analyse des coûts va également permettre de s’interroger : doit-on regrouper ces achats, les globaliser ? La méthode ABC permettra, par exemple, d’identifier tous les achats d’un montant faible, de classe C, et de s’interroger sur le meilleur moyen de les prendre en charge : faut-il utiliser une plateforme spécifique, mutualiser ces achats avec d’autres sociétés, s’appuyer sur un intervenant qui libérera l’entreprise de la charge, etc. ?

À l’inverse, on prendra plus de temps pour identifier les fournisseurs les mieux adaptés pour les achats d’un montant important, veiller à leurs exigences (obligations réglementaires, par exemple), et ainsi développer des relations fructueuses avec ceux-ci.

3. Mettre la bonne organisation en place

Une fois la cartographie effectuée, il s’agit de mettre en place l’organisation adaptée à la taille de l’entreprise, son contexte, ses besoins… Plusieurs cas de figure peuvent être envisagés : différents acheteurs seront identifiés, chacun d’eux s’appuyant sur une base de données des fournisseurs et prestataires de l’organisation. Une famille d’achats est confiée à un secteur, qui s’appuiera sur des relais… Par exemple, les achats de fournitures industrielles pourront être centralisés sur une personne, qui négociera avec un seul prestataire. Avec l’organisation adaptée, on gagne en fluidité et en économie, le volume permettant souvent de faire baisser les coûts.

4. Repenser ses relations fournisseurs

En cartographiant ses dépenses, la PME pourra regrouper les achats d’un montant important auprès de certains fournisseurs. C’est une économie… Et une amélioration immédiate du résultat d’entreprise.

La cartographie va en effet permettre d’identifier les prestataires les plus importants, qui requerront des partenariats. La nature des achats, leurs quantités, leurs fréquences… contribueront à définir le type de relations à mettre en place. Si, pour certains, de simples transactions suffiront, pour d’autres un contrat sera envisagé. Cette étape offre également l’opportunité de s’interroger sur la qualité des fournisseurs. Si certains ne sont pas « conformes » aux engagements de la PME, ils lui font prendre des risques. Dans le cas contraire, ils contribueront à une meilleure performance, une différenciation… et, au final, à l’image de marque. Cette démarche va dans le sens d’une amélioration continue, elle-même source de performance et d’économie.

Une question de relationnel

C’est l’opportunité de construire des relations plus riches avec ses fournisseurs. En se réinterrogeant sur ce qui a motivé le choix de ces ses prestataires et en construisant de nouvelles relations, la PME pourra mieux innover. Si auparavant on achetait pour produire ou pour vendre, maintenant on achète pour innover.

Mais pour cela, il est indispensable de construire de bonnes relations avec ses fournisseurs, ceux qui sont en ligne avec les attentes de leurs clients, en matière de RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) notamment. Construire une politique RSE constitue aujourd’hui une norme, à laquelle toute PME qui souhaite répondre aux attentes de ses donneurs d’ordres doit obéir. Tels que les grands groupes souhaitant s’assurer que leurs sous-traitants respectent les politiques compatibles avec leurs propres engagements.

La charte Relations fournisseurs responsables, établie par le médiateur des entreprises* (ministère de l’Économie, des Finances, de l’Action et des Comptes publics), est un bon guide pour organiser ses relations avec fournisseurs et prestataires.

5. Communiquer

Dès lors que l’on organise les achats, il est essentiel que les dirigeants expliquent, partagent le sens de la démarche… Sans quoi, ils pourraient se voir confrontés aux résistances au changement ! Ceux qui avaient coutume de commander sans en référer à qui que ce soit peuvent se sentir « bridés ». Le service commercial qui avait l’habitude de réserver dans n’importe quel hôtel se sentira sanctionné s’il n’y a pas eu de communication préalable.

Entreprendre une conduite du changement passe par la compréhension de l’intérêt d’une démarche achat, de la cartographie des dépenses, de l’identification de personnes référentes…

En parallèle, outre l’interne, les PME ont tout intérêt à communiquer en externe sur leur implication en matière d’achat. Postuler pour le label Relations fournisseurs et achats responsables leur offre à la fois un facteur de différenciation et une visibilité non négligeable auprès des clients. C’est un outil de communication et d’assurance essentiel vis-à-vis des grands groupes : un acheteur est rassuré de voir que son prestataire s’est intéressé à une démarche d’achats responsables, qu’il prend en compte les réglementations, la dimension environnementale, sociétale… À l’inverse, une PME ne prenant aucune mesure fait courir un risque à ses clients.

6. Se former

Le meilleur des conseils ? Entreprendre une démarche achat, mais sans improviser. Acheter est un métier. On ne peut plaquer l’organisation d’une entreprise sur une autre : pour chaque PME, l’organisation de la fonction achat s’adapte au contexte, à la nature des achats, au secteur d’activité…

En parallèle, cela implique la maîtrise de certains outils comme la méthode ABC. Mais qui former ? Chaque PME doit s’interroger sur la nature de ses achats pour comprendre qui former : on ne peut pas être spécialiste de l’ensemble des achats… Certaines prendront l’option de former une personne en charge de diffuser la culture achat, informer et communiquer sur la démarche dans l’entreprise, négocier, établir la sélection des fournisseurs, etc. D’autres choisiront de former un ensemble « d’acheteurs »… À chaque PME de penser son organisation. Mais dans tous les cas, mettre en place la démarche achat sera une garantie de performance !

*http://www.rfar.fr/

Nos formations dans ce domaine : Pallot Martine
*Martine Pallot

Elle est consultante formatrice en Achats, RSE et Communication managériale. Après un parcours de Responsable Marketing et de Direction Achats, elle devient associée du cabinet Goodwill Management avant de créer Dharana21 et d’accompagner les organisations et les acheteurs vers la création de valeur économique, sociale et sociétale. Elle a complété sa formation initiale, ICN et CELSA par une formation au Management Général de l’entreprise à HEC. Certifiée Yellow Belt Lean Six Sigma®, elle inscrit la RSE au cœur de sa démarche et est devenue consultante agréée Lucie. En 2017, elle est certifiée formatrice Process Communication Model® et enrichit les apports méthodologiques et techniques des formations aux achats et à la RSE en permettant à chaque participant de découvrir les clés de la communication efficace.

Organiser efficacement les achats et les approvisionnements dans une PME, 2 jours (Réf. OEP)         

Achats responsables : concilier performance achat et enjeux RSE, 2 jours (Réf. RAS)         

Atelier performance achats responsables : coût global et nouvelle norme ISO 20400, 2 jours (Réf. CNO)  

  • Acheteurs, en pleine actu Brexit, voici pour vous aussi :  

Maîtriser les Incoterms et la réglementation douanière, 2 jours (Réf. RDM)  

Share Button

Laissez un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *