LES CHRONIQUES RH ORSYS – n°2 : les premiers pas d’un collaborateur 2


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Nouveau collaborateur

“Prêts pour une DRH bienveillante ?”

Par notre expert RH Nathalie Olivier*

De quoi parle-t-on ?

Optimiser l’intégration d’un nouveau collaborateur….

Cette période d’intégration est cruciale, elle permet de part et d’autre de valider le recrutement, la fluidité des relations entre les protagonistes et de construire l’avenir.

Une erreur de recrutement se voit durant la période d’essai – si tant est qu’elle soit suivie !

Le parcours d’intégration permet d’impliquer un certain nombre de collaborateurs, donc de leur donner un rôle à jouer en les valorisant.

Le recrutement est un choix réciproque. L’entreprise et le candidat se choisissent, ils doivent être rassurés quant à cet engagement. Les premiers moments passés dans l’entreprise déterminent grandement la compréhension de son fonctionnement et de sa culture pour le nouveau collaborateur et, en conséquence, ses comportements à venir.

L’intégration est une démarche qui s’étale sur plusieurs mois et qui permet de :

  • transmettre la culture, les valeurs de l’entreprise ;
  • valider les compétences du collaborateur en lui confiant des responsabilités permettant de les vérifier ;
  • d’établir avec lui une relation de coopération (travail collaboratif essentiel).

Des exemples / des modèles

bienvenu dans l’entreprise

Dès le premier jour, il est souhaitable :

  • d’être présent dès son arrivée, faire avec lui le tour de l’entreprise ;
  • de veiller à ce que son espace de travail soit prêt ;
  • de déposer sur son bureau les tickets restaurant, le livret d’accueil, le contrat de la mutuelle… ;
  • enfin, de prévoir un pot de bienvenue, éventuellement aller déjeuner avec lui le midi… bref trouver une occasion de faire plus ample connaissance, dans une ambiance conviviale.

Exemple de parcours d’intégration, la première journée, incluant plusieurs salariés de l’entreprise :

  • Accueil par le manager de proximité – 2H
  • Présentation du service par un collègue – 1H
  • Déjeuner avec l’ensemble du service – 1H
  • Personne en charge des fournitures – 1H
  • Personne en charge des Titres Restaurant, mutuelle… – 1H
  • Personne en charge de la sécurité (formation à la sécurité)- 30’
  • Présentation d’une première mission concrète N+1 – 50’
  • Mot d’accueil d’un membre de la direction – 10’
  • Puis débriefing avec le manager de proximité – 30’

La poursuite de l’intégration du collaborateur

Mais l’accueil d’un collaborateur ne se limite pas au premier jour. Il faut ensuite poursuivre l’intégration, ne pas relâcher :

  • désigner dès le premier jour un ou plusieurs référents, parrains, tuteurs… ;
  • donner un rôle aux collègues pour l’accompagner dans ses missions
  • prévoir des entretiens en tête-à-tête avec les différents collaborateurs avec lesquels il va travailler, d’une heure par exemple ;
  • lui confier une ou plusieurs missions/tâches dès son arrivée, le rendre autonome et responsable le plus vite possible (et non pas assisté) ;
  • lui fixer d’emblée des objectifs clairs, surtout s’il s’agit d’un jeune diplômé !
  • faire le point avec lui très régulièrement, prévoir des « entretiens d’étape » ;
  • créer des « rapports d’étonnement » répondant à une série de questions détaillées sur l’entreprise : dès l’embauche, le candidat sait qu’il pourra à loisir noter au fil des premières semaines tout ce qui l’a étonné, ses interrogations, ce qui pourrait être amélioré. Au bout de x semaines, il pourra échanger avec son manager ou la direction : cela valorise sa créativité, démontre que son avis compte et apporte bien souvent de judicieuses suggestions… ;
  • enfin, prévoir des déjeuners réguliers avec la direction.

N’oubliez pas qu’un recrutement est terminé à la fin de la période d’essai et non pas le jour de l’embauche !

Une histoire

Dans une ETI de 360 collaborateurs, la DRH a organisé l’intégration des collaborateurs de la façon suivante…

Elle a donc bien entendu formé et accompagné tous les salariés en charge du recrutement à pratiquer le recrutement équitable, qui induit la non-discrimination à l’embauche, et cela bien avant l’obligation légale de former tous les salariés en charge du recrutement à la non-discrimination (art. 214 de la loi du 27 janvier 2017 relative à l’égalité et à la citoyenneté).

Elle a aussi impliqué plusieurs personnes dans le processus d’intégration, en accord avec eux, leur appétence à réaliser ces missions connexes et leurs compétences. C’est ainsi que certains collaborateurs ont été intégrés au processus d’intégration :

  • une hôtesse d’accueil s’occupe de présenter l’entreprise, d’expliquer l’organigramme, les questions concernant le téléphone, le courrier…
  • un agent de sécurité assure la formation à la sécurité obligatoire à l’embauche
  • une aide-comptable présente au nouvel embauché les démarches concernant les fournitures, la mutuelle, les TR….

Par ailleurs, elle-même ou une personne de son service accueille en personne le nouvel embauché avec un petit déjeuner convivial le premier jour, sur son poste de travail et avec tous les membres de l’équipe qui sont ses collègues et bien entendu son manager, voire son N+2…

Voilà donc de quoi bien commencer dans une entreprise, en valorisant d’autres collaborateurs et impliquer tout le service de façon sympathique et constructive, n’est-il pas ?

 

Question miroir

À quoi ressemble l’arrivée « idéale » dans une entreprise telle que la vôtre ?

Nathalie OLIVIER

*Nathalie Olivier

Depuis 2004, elle est consultante et formatrice RH indépendante. Ses domaines de compétence sont le conseil, la formation en droit social, le recrutement, la gestion de personnel, la GPEC, la mise en conformité, la charte Internet… Elle est titulaire d’une maîtrise Ressources Humaines à l’I.G.S. et auteure, entre autres, d’un guide sur les obligations légales des employeurs dans les PME paru chez Dunod, du Kit RH pour PME, « Je veux être heureux au travail » et les guides « Super recruteur » et « Super candidat » édités chez Eyrolles. Et en 2016 :

La bible des ressources humaines pour les PME

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