Mode d’organisation du travail préféré des entreprises, la gestion de projet est complexe et nécessite une véritable préparation pour sa mise en œuvre. Jean-François Finot*, expert en gestion de projet et certifié ITIL® nous aide à en décoder les impératifs.
Définir sa gestion de projet
C’est commencer par définir son projet lui-même et donc de poser son cadre en définissant ses enjeux. Ceux-ci peuvent être détaillés selon les critères suivants :
– le client : il est celui qui finance, il sera le propriétaire du produit du projet.
– les objectifs : un projet se caractérise par des objectifs métiers et des objectifs « projet ». Ils doivent être clairement définis via un plan de projet.
– le temps : le projet s’inscrit entre une date de début et une date de fin. C’est la première notion qui encadre le projet et qui va déterminer nombre de ses étapes.
– les ressources : elles concernent les contributeurs, l’équipement technique ou non et les ressources financières.
– la méthode : comment manager et piloter le projet.
– les besoins : une phase lui est entièrement consacrée. C’est la phase d’expression, par groupe ou en entretiens, pendant laquelle la maîtrise d’ouvrage récolte l’information et rédige un cahier des charges de façon à formaliser ces besoins.
Pour assurer la bonne exécution d’un projet, le chef de projet doit maintenir l’équilibre entre ces trois dimensions fondamentales : le délai, le coût et la valeur ajoutée.
Les outils de la gestion de projet
Utilisé à des fins de pilotage et de reporting, l’outil sélectionné devra permettre au chef de projet d’estimer au mieux le reste à faire, la seule partie du projet qu’il est encore possible de modifier.
Il faut donc d’abord bien penser sa méthodologie et surtout déterminer des outils qui ne seront pas surdimensionnés pour les besoins du projet. Le temps d’administration des outils est un critère non négligeable, car plus l’outil est complexe et plus il demande de temps pour sa prise en main et sa gestion.
Ensuite, il convient de prendre en compte les impératifs de la gestion de projet :
– l’avancée des tâches
– la sécurité des informations
– des outils dynamiques et transparents pour les collaborateurs.
– de nouveaux outils collaboratifs, adaptés pour des équipes de projets travaillant à distance : Confluence, Basecamp, Trello, Planner par MS Office365…
Manager sa gestion de projet
– les fondamentaux : une expertise affûtée du produit doit être faite avant d’entamer une quelconque démarche. Elle exprimera la faisabilité de la mission ou non. Le second fondamental, c’est le cahier des charges déjà cité. Il sera le cadre qui lie toutes les parties intervenantes en listant les besoins, contraintes et rôles de chacun.
– la prise en main
- Motiver : pour générer un élan au cœur de l’équipe, il faut savoir convaincre. Ainsi, la présentation du projet doit aller droit au but et être transparente. Le meilleur exercice pour établir ce message est de répondre dès le départ à ces quatre questions : de quoi parle-t-on, comment allons-nous procéder, pourquoi, quel est l’objectif à atteindre ?
- Gérer l’humain : c’est la partie la plus complexe parce qu’elle ne peut pas être figée ni anticipée. Aucun outil ne permettra de jauger et mesurer le facteur humain. Mais pour faire vivre la motivation ou la cohésion d’équipe, qui sont nécessaires à l’avancée du projet, il existe de petites astuces telles que jalonner le projet avec des moments de convivialité (team building, repas, soirées, séminaires, etc.) mais aussi de pratiquer une communication qui soit transparente sur les objectifs, les décisions prises au cours du projet ou encore la clarté des rôles et des responsabilités.
Non seulement ces méthodes de management renforcent la légitimité du chef de projet, mais elles anticipent d’éventuelles dérives.
Incontournable et efficace, la gestion de projet a fait ses preuves au fil du temps. Essentiel pour mener ses missions à bien, elle a vu naître des méthodes telles que l’Agilité pour s’adapter au mieux au monde du travail et aux contraintes actuelles. Pour terminer, en guise d’ouverture, rappelez-vous ceci : la réussite est celle de l’équipe de projet, l’échec est celui du chef !
Lien vers domaine de formations : Gestion de projet
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*Jean-François Finot
Consultant Senior en Systèmes d’Information et expert en gestion de projet certifié ITIL et Product Owner, il possède, outre son savoir-faire en pilotage de projet, une solide base technique en Systèmes d’Information. Il contribue aux succès des projets grâce à ses compétences en conseil en gestion de projet et une forte orientation client.
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