« Embauchez des office managers ! » 3


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Formation Office Manager

Odile Bouvinet*, gérante d’Oblance, forme pour ORSYS les office managers. Un métier encore méconnu sur l’Hexagone. Découverte…

Office manager : un nouveau métier ou un artifice de langage pour désigner un(e) super « assistant(e) » de direction ?

OB : C’est un métier qui existe depuis longtemps. Bien que mal identifié en France, il est très connu dans les pays anglo-saxons ou en Suisse. Il désigne :

1°) le bras droit d’un patron de PME : une personne douée d’une très grande polyvalence administrative aussi bien au niveau des ressources humaines que de la comptabilité, des services généraux… C’est souvent une femme qui a été dans le passé assistante de direction, connaissant toutes les fonctions de la PME.

2°) Dans les grands groupes, cette fonction existe également, mais son rôle est différent : l’office manager y coordonne les assistant(e)s de direction. Elle exerce aussi des fonctions de coordination comme l’intégration des salariés, l’organisation des événements, etc. Le métier se rapproche de celui du secrétaire général.

Justement, quelle différence avec l’assistant(e) de direction ?

OB : Si l’on voulait résumer, l’assistant(e) est dédié(e(e) à son manager, l’office manager est dédié(e) à son entité. La personne qui occupe cette fonction – généralement une femme comme on l’a dit – a donc un périmètre de décision et des fonctions élargies, on en attend des résultats : optimiser les coûts, mettre en place le cadre légal de l’entreprise, repérer et résoudre un dysfonctionnement… Il adopte aussi une posture managériale, puisqu’il peut superviser le comptable, les hôtesses d’accueil…

C’est donc un(e) superman/woman ! Quelles sont les qualités et les compétences d’un(e) office manager ?

Polyvalence d’un Office Manager

OB : C’est en effet une personne d’une polyvalence extrême. Elle est capable de lire un bilan, avoir une discussion avec des experts-comptables, accueillir un contrôle URSSAF, faire un achat négocié dans une posture gagnant-gagnant… On ne lui demande pas d’être experte sur toutes les fonctions, il faut simplement qu’elle connaisse le sujet. Elle sait faire la différence entre un bilan et un compte de résultat, entre une convention collective et le Code du travail…

Elle a une grande culture générale, et est en veille sur tous les domaines et elle a une immense curiosité personnelle, elle a le goût d’approfondir. C’est d’ailleurs une personne qui apprend beaucoup par elle-même, vite, elle va rechercher l’information. C’est une autodidacte dont la souplesse intellectuelle est reconnue. Elle a une très grande capacité de remise en cause. Elle aime le challenge. C’est aussi une personne dans l’affirmation de soi et d’une grande maturité professionnelle. Elle est capable d’avoir face à elle une diversité importante d’interlocuteurs internes ou externes. Elle sait être adaptable, communiquer correctement, elle est consciente de porter l’image de l’entreprise.

En quoi est-ce un métier clé pour les entreprises ?

OB : En PME, l’office manager permet d’augmenter le chiffre d’affaires. Il débarrasse en effet le directeur général, dont il est le bras droit et avec qui il a lié une forte complicité, de toutes ses charges administratives sur lesquelles il passe trop de temps. Lorsque l’office manager le remplace sur ce type de tâches, le directeur général dispose de plus de temps pour aller en clientèle, prospecter plus. Conséquence : le chiffre augmente.

Dans les grandes entreprises, l’office manager fait prendre de la hauteur et, de ce fait, gagner du temps. En coordonnant les assistant(e)s de direction, il apporte plus de fluidité dans l’entreprise. Il permet aux assistant(e)s de partager leurs pratiques, d’harmoniser leurs actions, de créer des réseaux entre elles, réseaux qui peuvent faire gagner l’entreprise en efficacité : les assistant(e)s facilitent la prise de rendez-vous, l’organisation de rencontres…

Quels sont les secteurs où l’on en rencontre le plus ?

OB : Les cabinets d’avocats, cabinets de conseil. Ce sont deux secteurs à la pointe. Mais on pourrait potentiellement avoir ce type de poste dans n’importe quelle entreprise ! Leur capacité de synthèse des données, de mise en place des processus, d’harmonisation des trafics… fait des office managers des éléments essentiels pour l’entreprise.

Vous les accompagnez dans leur formation. Quelles sont leurs principales demandes ?

OB : Je forme souvent en effet les office managers en cycle certifiant, car cela leur permet d’avoir un diplôme et de le faire valoir une fois de retour dans leur entreprise. Certains arrivent d’ailleurs en formation en ayant le titre « d’assistant(e)s de direction ». Ils s’interrogent, ont réalisé au gré de recherches qu’ils exerçaient un métier proche de celui d’office manager. Ils viennent chercher la réponse, vérifier si ils le sont vraiment ou en passe de l’être.

Mais ils ont d’abord besoin de comprendre où ils se situent, ce que l’entreprise attend d’eux.

À la fin de la formation, ils repèrent leurs marges de manœuvre, ils voient où ils peuvent aller… leur affirmation de soi peut alors se renforcer.

 Quel conseil leur donnez-vous ?

OB : « Positionnez-vous ! » Les office managers, pour être reconnu(e)s, doivent savoir se positionner. Et bien sûr : « Osez ! » Et si je devais donner un conseil aux entreprises : « Embauchez un(e) office manager et vous gagnerez en efficacité, en performance, en souplesse… en tout ! ».

Formations associées :

Assistant(e) de direction, affirmer votre rôle pivot, 2 jours (réf. ASD)

Assistant(e) : efficacité professionnelle, 2 jours (réf. APF)

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Odile BOUVINET

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3 commentaires sur “« Embauchez des office managers ! »

  • Raymonde Menga-Demai

    Bonjour,
    Votre article est très intéressant, mais ce qui est regrettable c’est que, lorsqu’on clique sur « cycle certifiant » on s’attend à voir le même intitulé pour la formation, car si dans la formation proposée vous gardez un intitule de type « assistante ou sécretaire », comment peut-on se positionner en tant « Office manager » justement ?
    Bien cordialement,

    • ORSYS Auteur de l’article

      Bonjour, merci pour votre commentaire. Vous avez raison. Nos ingénieurs pédagogiques travaillent justement sur une nouvelle offre de formations en ce sens. Nous ne manquerons pas de vous tenir informée. Excellente journée à vous 🙂