Manager : votre assistant(e) est votre atout ! 2


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Odile Bouvinet a pratiqué le métier d’assistante, d’office manager… pour aujourd’hui diriger sa propre entreprise* dans laquelle elle partage avec plaisir son expérience. Formatrice pour ORSYS, elle apporte avec beaucoup d’enthousiasme son regard sur le métier d’assistant(e).

Secrétaire, assistant(e)… plusieurs termes, mais mêmes fonctions ?

Dans les années quatre-vingt, on faisait la distinction entre ces deux métiers à partir du niveau de diplôme : celui de secrétaire correspondait au niveau bac, tandis qu’on attribuait le poste d’assistant(e) de direction aux personnes ayant un niveau bac +2. Aujourd’hui, la notion est plus complexe : c’est le périmètre de responsabilité, de décision des personnes qui va déterminer le poste. On va chercher à connaître le niveau d’autonomie de la personne ou celui que souhaite lui donner son responsable : veut-il quelqu’un qui exécute les tâches sans prendre d’initiatives ou, à l’inverse, un collaborateur force de proposition, réactif ? Il s’agira plus, dans ce dernier cas, d’un poste d’assistant et c’est aujourd’hui clairement la demande des entreprises.

assistant2Et l’office manager ?

L’office manager est, en quelque sorte, un super-assistant particulièrement présent dans les petites entreprises, et de plus en plus demandé dans les grandes structures. Son poste se situe entre l’assistant(e) de direction de haut niveau et un responsable administratif. Sa mission consiste à gérer des tâches tant de nature administrative, que juridique ou comptable. L’office manager est généralement rattaché à la direction générale, il est l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs externes.

Un métier qui a donc considérablement évolué… Mais est-ce une fonction valorisée ?

On le voit aujourd’hui : les entreprises misent beaucoup sur leurs assistant(e) s. Elles ont pris conscience de leur rôle d’interface. Les entreprises investissent d’ailleurs particulièrement sur leurs formations. Le manque de valorisation peut en revanche provenir des assistant(e) s. Je constate qu’ils (elles) doutent d’eux (elles)-mêmes, et que ce manque de confiance, se traduit par une difficulté à s’affirmer, à réclamer la reconnaissance dont ils (elles) ont besoin. Qu’ils (elles) soient plus jeunes ou expérimenté(e) s, les assistant(e) s cherchent la même chose : gagner en affirmation de soi.

Justement, la formation les aide-t-elle, et comment ?

Oui, bien que chaque personne soit différente, on distingue deux grandes catégories d’attentes chez les assistant(e) s :

  • les personnes dotées d’une certaine expérience, arrivées à ces postes sans pour autant posséder les diplômes requis, se demandent si leur travail correspond à la mission d’assistant tel qu’on l’entend ;
  • à l’inverse, on a des assistant(e) s plus jeunes, formé(e) s, mais qui vivent des écarts entre la réalité des pratiques et ce qu’ils (elles) ont appris. Ils (elles) recherchent une méthodologie, une organisation, des aides en matière de communication, etc.

Afin de répondre à ces attentes, on travaille la posture de l’assistant(e), pour mettre en valeur tout ce qu’ils (elles) maîtrisent bien et leur apprendre à s’affirmer pour oser dans leur poste.

assistanteIl est vrai qu’on exige beaucoup des assistant(e)s…

Oui de plus en plus. On peut d’ailleurs faire le parallèle avec l’évolution du métier de manager hyperconnecté, présent sur tous les terrains. Le manager qui a « la tête dans le guidon » attend de son assistant(e) qu’il (elle) soit ses yeux et ses oreilles, un acteur du climat relationnel. Quand l’assistant(e) repère un dysfonctionnement, il (elle) devra en référer à son manager, anticiper en trouvant des solutions, en faisant des propositions de budget, de plan d’action.

Il attend également que son assistant(e) soit un acteur du réseau interne. Il (elle) forme d’autres assistant(e) s, crée un wiki**, partage des informations sur un espace collaboratif de type SharePoint, échange de bonnes pratiques pour se professionnaliser, sait où aller chercher la bonne information… Autant de compétences relationnelles, techniques à acquérir tout en renforçant les compétences de base, organisationnelles. C’est ce périmètre élargi qui en fait un métier si riche.

Encore faut-il que l’assistant(e) sache provoquer cette délégation. Il (elle) dispose toutefois de leviers pour favoriser son binôme avec le manager. C’est ce que j’appelle les 3C : la communication qu’il (elle) va mettre en place avec son manager, la confiance qu’il (elle) saura susciter, la connaissance du mode de fonctionnement de son manager. La formation leur donnera des clés pour agir.

Pour conclure, quel message pourriez-vous transmettre aux assistant(e)(s) ?

Je le répète, leurs principales attentes consistent à gagner en confiance, en affirmation de soi. Outre les outils, les méthodes que l’on partage en formation, je leur dis « osez » : osez vous affirmer, montrer vos compétences. Je les fais sortir de leur posture passive pour aller réclamer une tâche, aller chercher l’information, demander un agenda partagé, négocier… Les faire changer de posture va faire changer le regard porté sur eux. Et dans tous les cas, le message que je leur fais passer est : « Prenez du plaisir à ce que vous faites. C’est un poste où l’on peut vraiment, lorsqu’on a acquis une expérience, être reconnu comme l’expert de son domaine. Alors, formez-vous, n’hésitez pas à aller jusqu’à la certification pour gagner en confiance et en périmètre d’action. »

Et à leurs responsables hiérarchiques ?

Je leur dirais : « vous avez tout à gagner à encourager, soutenir, faire évoluer vos assistant(e)s ; vous et toute votre équipe y gagnerez en termes d’engagement, de performance et de relationnel. »

*Oblance

Bouvinet

 

 

 

 

 

 

** Un wiki est un outil de travail collaboratif. C’est un site web librement modifiable par ses visiteurs, sans difficulté technique, et qui permet la libre circulation de l’information au sein de l’entreprise.

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