MS Project, plus qu’un outil de planification de projets… 2


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Gouvernail - planification et direction de projet

La planification de projets ? Un « art » devenu véritable compétence. Pour aider le gestionnaire de projet : des outils, parmi lesquels Microsoft Project, un trentenaire toujours sémillant. Mais cela suffit-il ? Bruno Corson est consultant en organisation et direction de projet, certifié PMP® du PMI®*, avec une certification sur Microsoft Project. Formateur pour ORSYS, il nous explique comment allier technologie et art de la planification…

MS Project est né il y a 30 ans. Est-il toujours adapté à la gestion des projets des organisations en 2014 ?

Les environnements changent de plus en plus rapidement. Pour les entreprises, quel que soit le secteur d’activité ou leur structure, les exigences sont fortes. Elles démultiplient la gestion en mode projet pour mieux prévoir leur fonctionnement, leurs dépenses, mieux les contrôler. Elles doivent prendre et faire prendre des décisions sur des éléments factuels, compris par toutes les parties prenantes du projet. MS Project va permettre d’avoir une vue harmonisée des contenus, structures, délais, moyens et coûts des projets. Les indicateurs vont aider les équipes en ce sens. Les portefeuilles de projets vont, eux, faciliter la coordination de tous ces projets. Les principes de référence, de date butoir, d’enregistrement du réalisé, de réestimation du restant, font passer d’un mode de projet subi à un mode piloté, donc maîtrisé.

Je fais souvent le parallèle avec le capitaine d’un navire : mettriez-vous les pieds à bord d’un bateau s’il ne sait pas où il est, quel est l’environnement, comment il avance et où il va ? Faire confiance, c’est bien, mais quelques repères éviteront le stress !

MS Project est sans doute l’outil de planification de projet doté le plus diffusé aujourd’hui… et avec lequel les autres éditeurs de logiciels proposent souvent des passerelles !

Quelle est, selon vous, la condition première pour bien maîtriser l’outil ?

Le responsable de projet doit avant tout bien comprendre le fonctionnement de l’outil afin de faire les bons choix selon ses propres objectifs et ceux qu’on lui a fixés. Si certains automatismes liés aux paramétrages proposés en standard existent, des fonctions peuvent réagir de manière différente selon leur utilisation. Ce n’est qu’un « outil » : il reste donc à l’utilisateur à se l’approprier. Il doit y implémenter la logique de son projet selon ses besoins de contrôle, de replanification lors d’étapes critiques, de changement d’hypothèse… Il serait très surprenant qu’un responsable de projet constate que le planning du projet soit identique de bout en bout !

Orsys propose des formations** « planification et gestion de projet »  en deux temps : « Introduction à Microsoft Project » sur deux jours d’une part, et « Pilotage de projet avec Microsoft Project  » sur trois jours d’autre part. Ces deux formations permettent de dérouler l’ensemble des principes de planification et de suivi sur la base d’une démarche pédagogique progressive.

La formation est-elle la seule « clé » pour une bonne gestion de projet ?

Pour vraiment piloter son projet, il est indispensable de disposer d’objectifs précis, d’émettre des hypothèses claires, d’avoir une vue partagée du planning, une ou des références. Sans organisation ni hypothèses de planification claires pour les parties prenantes, les équipes peuvent souffrir et se démotiver… Je constate parfois que des chefs de projet n’enregistrent pas le réalisé (le « réel »), qu’il s’agisse des délais, des charges ou des coûts. C’est pourtant la seule façon de savoir comment on avance par rapport aux prévisions, aux objectifs. La saisie du réalisé permet à l’organisation de capitaliser son expérience, de dégager des règles d’évaluation détaillées, des phases qu’on retrouve souvent d’un projet à l’autre. Il est d’ailleurs possible d’enregistrer des modèles types qui pourront être utilisés pour des projets futurs présentant des similitudes.

Il faut aussi que le contenu du projet soit partagé par tous. Les directions doivent s’engager clairement, donner leur aval sur des points d’avancée (« Gates ») afin de poursuivre sur une nouvelle phase du projet. Le Project Management Institute (PMI®), dans son dernier référentiel, a défini ainsi un nouveau domaine de connaissance « parties prenantes ». Il est très lié au domaine de la « communication » afin de développer l’implication de ces parties prenantes dans le projet.

Cela signifie-t-il que MS Project est un facilitateur de la communication ?

Ce qui fait la force de cet outil, c’est la vue graphique et son côté dynamique. Un outil, quel qu’il soit, doit faire gagner du temps même si des charges, des tâches doivent être coordonnées, et les contraintes suivies précisément.

Un obstacle réside souvent dans le fait que chacun souhaite une vue différente. Or, trop de détails tueront la vue de synthèse. Il ne faut pas perdre de vue que le planning doit être compris par n’importe quel collaborateur, qui devra se l’approprier.

Il est à noter que la mise en place conjointe de Microsoft Project Serveur permet d’aller plus loin encore, d’obtenir la saisie des temps à travers des feuilles de temps, de disposer de vues plus globales de l’ensemble des projets, des ressources… Bref, encore plus de fonctionnalités facilitant le partage d’informations, la communication autour du projet.

Quel public est aujourd’hui intéressé pour être formé à MS Project ?

On voit des profils très variables provenant de secteurs d’activité différents – informatique, industrie, travaux publics, énergies, administration… Ce sont souvent des personnes qui connaissent bien la gestion de projet, la planification… et parfois ce sont des personnes que l’on a propulsées un peu rapidement en situation de responsabilité de projet. Au-delà de la compréhension de l’outil, pour en avoir une utilisation adaptée, la compétence métier « projet » est primordiale.

CORSON

* Fondée en 1969, Project Management Institute est la principale organisation mondiale dédiée au management de projet (association à but non lucratif).

** Formations déclinées sur les différentes versions de Microsoft Project (2007/2010/2013)

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2 commentaires sur “MS Project, plus qu’un outil de planification de projets…